星期三, 11月 26, 2008

Remember The Milk:(2) 清單篇

RTM_LOGO
Remember The Milk〈以下簡稱RTM〉是一套介面簡潔、功能強大的線上待辦事項管理工具。除了一般的待辦事項的管理之外,透過其標籤、地點、以及智慧清單的功能,RTM可以更緊密地和GTD結合,進一步拿來管理各種行動與任務。目前我就是使用RTM來完成我的GTD流程中「組織」的這個部分。
底下的文章主要在介紹RTM裡清單的使用方式。




上一篇講到在RTM裡待辦事項的添加、更改、與管理,不小心漏掉了怎麼進行標籤與地點的管理,以下先做一點補充:
RTM_設定_標籤
  • ﹝設定﹞頁面:標籤與地點的管理:
首先從畫面右上角的導航列進入﹝設定﹞頁面,點選想要管理的部分即可。以標籤的管理頁面為例〈如上圖〉,可以勾選想要修改的標籤,再進行更名、刪除標籤、或合併標籤等動作。




接下來進入這一篇的正題:「一般清單與智慧清單的添加、更改、與管理」,我們這就開始吧。
RTM_設定_清單
  • ﹝設定﹞頁面:清單的添加、更改與管理:
在RTM裡清單的管理介面和上述的標籤、地點一樣都是位於﹝設定﹞頁面,在這裡可以:
    • 添加一般清單:點一下中間的﹝新增清單﹞就可以添加一般清單;RTM自己宣稱可以增加無數個清單。
    • 自訂預設清單:預設清單就是當我們進入﹝工作﹞頁面時首先看到的清單,想要把某個清單設為預設清單,只要先勾選該清單,再點一下﹝更多動作…﹞並選取其中的[設為預設]就可以了。
    • RTM_設定_修改清單
    • 為清單更名:勾選想要更名的清單後,畫面右邊會出現該清單的細節,再在名稱的位置點一下〈如右圖〉,就可以輸入新的清單名稱了。
    • 刪除清單:勾選想要刪除的清單以後,點一下﹝更多動作…﹞並選取其中的﹝刪除清單﹞即可。
    • 歸檔清單〈參考下圖〉:在清單列表上面可以看到一個﹝歸檔﹞的按鈕。把某個清單歸檔之後,該清單以及隸屬於該清單的待辦事項都不會再出現在﹝工作﹞頁面,不過仍然可以在﹝設定﹞頁面找到該清單〈以斜體字表示〉;如果想取回這個清單,只要勾選該清單,再在右邊的細節區點一下﹝取回﹞,這個清單就可以再次顯示在﹝工作﹞頁面了。
RTM_設定_歸檔清單

  • 智慧清單的添加: 想要添加智慧清單,需要先利用搜尋的功能製作出一份搜尋清單,再把這份清單儲存起來。
RTM_智慧清單 01
舉例來說,我想要製作一份智慧清單來顯示當天到期的所有待辦事項〈如上圖〉,
RTM_智慧清單 02


(1) 首先先建立搜尋的條件,當天到期的語法為【due:today】,以此為條件搜尋之後,
(2) 會出現符合這個條件的所有待辦事項,
(3) 可以看到這份搜尋清單的細節,按一下﹝儲存﹞,就可以另存這份智慧清單了。


    • 進階搜尋技巧
RTM_搜尋 02
在右上角的搜尋列下面有一個﹝搜尋選項﹞,點一下就會出現如上圖的畫面,提供我們快速建立想要的搜尋條件。


如果想建立的搜尋條件並不在這個畫面,可以再點一下﹝進階搜尋﹞的說明,裡頭列出了許多進階搜尋技巧;我把其中比較可能被用到的技巧整理如下:
搜尋條件
語法
舉例
名稱
name:
name:寫部落文
來源清單
list:
list:工作
優先順序
priority:
priority:1


priority:none
標籤
tag:
tag:@pc
地點
location:
location:@Home
狀態
status:
status:completed


status:incomplete
到期時間
due:
due:today


due:never

dueBefore:
dueBefore:today

dueAfter:
dueAfter:Sunday

dueWithin:
dueWithin:"1 week of today"
完成時間
completed:
completed:today

completedWithin:
completedWithin:"1 week of today"
延期次數
postponed:
postponed:3


postponed:">3"

  • 智慧清單的管理RTM_設定_修改智慧清單
智慧清單的管理和一般清單一樣,要到﹝設定﹞頁面能進行。




除了可以改變清單名稱之外,也可以點一下搜尋條件區域來更改搜尋的條件。




小結
以上是如何在RTM添加、更改與管理清單的教學。


本站有一系列文章介紹Remember The Milk的各種功能以及我怎麼把這些功能運用在GTD系統:

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7 意見:

  1. 冠如 提到...

    哈囉
    我也有用Remember The Milk
    看到妳的文章才知道有智慧清單這個功能
    學會使用智慧清單方便很多呢
    感謝妳的分享

  2. Mulberry 提到...

    不客氣。
    我也是使用了RTM一段時間之後才發現智慧清單的功能,真的覺得好用,所以分享給大家知道,也歡迎以後多交流RTM的使用心得哦。

  3. 草食性宅男 提到...

    與其說智慧清單好用,倒不如說RTM就是用智慧清單代替一部分的手動製造清單了。

  4. Mulberry 提到...

    To 草食性宅男:
    智慧清單本身說穿了的確沒什麼了不起,但是善用RTM的智慧清單,可以製作出好用的場合清單讓我們批次處理事情,可以規劃出任務的行動清單讓我們辦事層次分明,更能做好時間管理。

  5. Coolkid 提到...

    原來作者也是讀生統專業的,好巧。
    我也常用Remember The Milk來追蹤我的學習和工作,很有用!

  6. Mulberry 提到...

    To Coolkid:
    Remember The Milk的確是很方便實用的工具,祝福你能善用它做好時間管理,讓學習和工作都能更順利。

  7. 匿名 提到...

    您的布落格真給我很大的幫助,謝謝您。
    小彥

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