星期三, 11月 19, 2008

GTD:從工具、實踐到更深入的思考

如同我一開始在本部落格的引言,我成立這個部落格的動力之一,是希望可以在這裡分享我個人研究GTD的小小心得,透過網際網路的力量和更多朋友進行相關的交流。不過一直到這幾天我在思考怎麼樣寫這個系列的文章的時候,我才發現自己的所學實在太淺,妄言GTD就像以管窺天。於是我決定從我自己學習GTD的過程說起,因為是個人體驗,應該可以講得更深切一點。




我一剛開始接觸到時間管理〈還不是GTD哦〉,是因為工作上的事務太多,需要一個工具來幫助我做時間管理〈如值班時間、開會、準備報告…〉。說到時間管理的工具,我很自然地想到行事曆之類的東西。


Rainlendar
其實在那之前,我原本就在使用一套免費行事曆軟體「Rainlendar」,不過主要是喜歡它可以在桌面上顯示月曆的功能和美麗的外觀,行事曆的部分只有用來記錄自己和朋友的生日而已;實際上把我的值班時間等行程輸入之後,整體呈現的感覺頗亂,所以當時我仍然只把Rainlendar定位為桌面日曆〈當時我所使用的是未改版前的Rainlendar,功能比較陽春,不過一直到現在的Railedar2,對於一次顯現多個行程的部分仍然有其不足之處〉。


Google Calendar
在尋尋覓覓之後,我偶然發現我的一位同事在使用Google Calendar,看來還蠻符合我當時的要求的,我的同事還很大方地發給我Google邀請函〈真是感恩啊〉,我也從此一腳踏入無邊的Google服務的領域〈地獄〉。剛開始使用Google Calendar,它簡潔的介面可以俐落地一次顯示出我當月的值班時間和報告時間,漂亮地解決了我最初的需求。


不過,在使用Google Calendar一段時間以後,我漸漸地感覺到其不足之處,也就是待辦事項的管理。誠然,Google Calendar和Rainlendar都擁有待辦事項的功能,在管理少數事項時也還堪用,但等到待辦事項超過幾十項以後就不行了。我又開始尋覓適合的工具,接觸到GTD的概念和Remember The Milk就是在這個時候。


GTD,是Getting Things Done的簡稱,其概念起源於David Allen的《Getting Things Done》〈中譯;搞定〉一書。書中提出一套行為管理的方法,其工作流程包括五大部分:收集、加工、組織、檢視、行動,透過這五個流程可以更好地處理我們手邊的各種行動與任務,以求達到『心境如水』的目的。〈以上的名詞翻譯主要是參考twhsi的BLOG,和《Getting Things Done》的中譯本略有出入〉。


Remember The Milk
Remember The Milk是一套功能強大的線上待辦事項管理工具,不過,起初我也只是在上面記錄下我的各種待辦事項而已。一直到更深入地去研究GTD之後,我才發現可以利用Remember The Milk的標籤、地點以及智慧清單的功能,完成GTD裡組織和檢視的流程。


小結:

我個人學習GTD的過程,是從尋找適合的工具開始〈Rainlendar、Google Calendar、Remember The Milk〉,經過反覆地實驗以及對於GTD本身的研究之後,找到適合自己的GTD流程並加以實踐,希望在累積更多的經驗與心得之後,可以讓我的GTD能力更加完善而深化。


接下來一系列關於GTD的文章,會參考上述的過程,從我手邊正在使用的GTD工具本身開始介紹,帶到我如何把這些工具實際運用在我的GTD流程,以後有機會再寫一寫我的實踐心得以及更深入的一些想法。

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