星期五, 11月 21, 2008

我的GTD流程與工具


在經過多番實驗之後,我目前的GTD架構圖如上圖。圖片的右邊是GTD的流程,左邊則是我目前有在使用的GTD工具。





先簡單敘述一下GTD的流程:
  1. 收集: 日常生活裡隨時隨地會有許多雜事出現,為了不讓這些雜事干擾思緒,必須把它們記錄在頭腦以外的地方;記錄的這個動作,就是所謂的「收集」,而用來收集雜事的地方,被稱為「收件匣」。
  2. 加工: 收集了各種雜事以後,需要針對每一件雜事進行更進一步的思考,包括這件事的結果圖像與其下一步行動,這就是所謂的「加工」。雜事被加工以後,如果是可以行動的事項,兩分鐘內可被完成的就直接去做,超過兩分鐘才能完成的則需要被記錄與組織,如果是無法行動的事項,則考慮刪除或是暫時納入補充資料區。
  3. 組織: 把各種行動與任務有系統地「組織」起來,才能做更進一步的運用。在組織的這個步驟中,最重要的是兩個清單:第一個是「下一步行動清單」,有了完整的下一步行動清單,才能把這些行動依照「場合」分類,再進行批次處理;第二個則是「任務」清單,任務是由兩個以上的下一步行動組成,有了任務清單才能控管各個任務的進度,而非迷失在眾多下一步行動之中。
  4. 排程: 「日排程」指的是每日行程的規劃,基本上就是參考下一步行動清單,把當天需要完成的或想要完成的下一步行動規劃到當日行程裡;「週排程」指的是每週行程的規劃,基本上就是參考任務清單,列出當週需要完成的或想要完成的任務進度以及其下一步行動,再把這些下一步行動規劃到當週行程裡。
  5. 行動: 這裡的「行動」是doing,當各種下一步行動 (next actions) 被排程之後,就可以照表操課,實際去執行各個下一步行動。
  6. 檢視: 「檢視」是指回顧之前各個下一步行動被執行的狀況以及回顧各個任務的進度,思考有哪些要改善的地方以及接下來想要完成的任務進度,而這些事項都會被重新收集到收件匣。「檢視」可以依頻率分為每日檢視、每週檢視、每月檢視、半年檢視、每年檢視…等。
以上每個流程都有可以相對應的工具,運用這些工具可以讓我們更順暢地完成這些工作流程。



以下列出我目前有在使用的GTD工具,包括:
  • 紙筆:利用紙筆本身方便隨身攜帶的特性,可以用來隨時記錄下生活中的各種雜事,也就是所謂的「收集」
  • Remember The Milk (RTM):RTM適合用來列出各種行動與任務的清單,配合其標籤的功能可以把這些行動依照場合「組織」起來,也可以用於「檢視」
  • Google Calendar (GCal):GCal本身簡潔的介面很適合用來規劃日行程和周行程,也就是所謂的「排程」;RTM本身可以被整合到GCal的介面,讓排程的過程更加流暢
  • Rainlendar:嚴格來說,Rainlendar並不是我的GTD工具,我只是透過其可以讀取ics檔的功能,把它用來把RTM和GCal的結果呈現在電腦桌面上而已
  • 心智圖軟體 (FreeMind):心智圖在我「加工」比較複雜的雜事時最常派上用場;此外我也會把比較複雜的任務〈包括各種行動〉用心智圖表現出來,這樣比較容易「組織」,也利於日後的「檢視」
  • 晨間日記:晨間日記可以幫助我「檢視」自己過去一周做了什麼事,對於週行程的規劃會有幫助
  • 行動電話:將來我計畫將手機納入我的GTD工具之一,不過目前還沒有進行到這個部分


從上面的介紹不難看出我的GTD工作流程幾乎都是在電腦上完成的,這主要是出於個人的偏好與習慣,因為從以前到現在我所身處的環境電腦與網路都是很容易取得的,加上電腦檔案容易備份的特性,讓我有了這樣的選擇。相信也有人可以單單運用紙筆就能很好地完成GTD流程,但這就不是我的體驗了。

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2 意見:

  1. Archy Aloha! 提到...

    iPhone 或者是 Goolgle Adroid Phone 都是不錯的選擇

  2. Mulberry 提到...

    To Archy Aloha:
    是的,智能手機的確是GTD工具的選項之一,目前iPhone已經納入我的someday清單了,有機會一定要來玩玩看。

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