星期五, 11月 28, 2008

Remember The Milk v.s. 我的GTD工作流程

RTM_LOGO
Remember The Milk〈以下簡稱RTM〉是一套介面簡潔、功能強大的線上待辦事項管理工具。除了一般的待辦事項的管理之外,透過其標籤、地點、以及智慧清單的功能,RTM可以更緊密地和GTD結合,進一步拿來管理各種行動與任務。目前我就是使用RTM來完成我的GTD流程中「組織」的這個部分。
之前介紹了RTM的基本使用方法,底下這一篇就來介紹我怎麼利用RTM來輔助我的GTD工作流程。




    在介紹怎麼利用RTM完成GTD之前,我會先針對幾個常被混淆的名詞加以解釋,之後再依序說明我是怎麼把RTM整合到我的GTD工作流程。

    • GTD名詞解釋: 首先先解釋以下幾個常被混淆的名詞:

      • 雜事 stuff: 雜事指的是所有在生活中會引起我們的注意力的事項;雜事是需要經過思考加工的,這樣才能決定是否能行動,還有如果能行動的話,其結果為何,以及為了達到這個結果需要採取哪些下一步行動。
      • 下一步行動 next action: 下一步行動是實際上可以被執行的動作。我們針對雜事加工的時候,如果發現需要採取下一步行動,也要更進一步思考其細節〈何時、何地、需時多久、需要哪些工具與資料〉。
      • 任務 project: 任務是指需要兩個以上的下一步行動才能完成的事項。
      • 場合 context: 執行下一步行動時所需要的環境。
      • 待辦事項 task or to-do: 泛指所有的未完成事項,可以是雜事、任務、或下一步行動。
      • 清單 list: 將某些具有相同特徵的事項列表,這個表格就是這些事項的清單;比如如果把所有的下一步行動列表,就會出現一個下一步行動清單。


    GTD範例
    以上圖為例:
    一開始先有一個『向大家介紹Remember The Milk』的點子浮現在我的腦海。
    這個點子就是所謂的「雜事」。
    當我更深入去思考這件雜事的時候,我發現需要在部落格上撰寫好幾篇文章才能把RTM介紹清楚,其中為了寫一篇文章我真正需要執行的動作包括擬定該篇文章的大綱、到RTM網站上擷圖、製作說明用的心智圖、最後打開Windows Live Writer撰寫這篇文章。
    在上述的過程中,『寫部落文』是所謂的「任務」,實際上用來完成這個任務所需要執行的動作如『擬定大綱』、『擷圖』等則是「下一步行動」,而這一連串的動作都需要在電腦上完成,所以『電腦』就是執行這些下一步行動所需要的「場合」。


    MyGTD_RTM
    • 我的GTD工作流程
    在我的GTD的工作流程中,Remember The Milk主要是用來輔助「組織」和「檢視」這兩個流程〈如上圖〉。「組織」指的是做好下一步行動以及任務的管理,以作為實際行動時的參考。「檢視」則是定期回顧所有的下一步行動與任務,檢討執行的進度,與思考接下來的計畫。


    • 如何用RTM做好「組織」的工作
    把雜事加工以後,會出現一些下一步行動與任務,這時候我會利用RTM把這些事項記錄下來。

    RTM_Lists
      • 下一步行動清單
    如果有好好收集雜事並且加工的話,理論上會產生很多的下一步行動,我是利用一般清單來記錄這些行動。我的下一步行動清單基本上有三個:工作、私人、休閒,另外如果手邊有正在進行的比較複雜的任務〈如Blog、GTD〉,我也會另外建立清單來記錄與其相關的下一步行動。
    雖然理論上可以建立很多個下一步行動清單,不過這樣管理起來很不方便,我個人建議只要有基礎分類以及重點任務的清單即可。


      • 依場合分類下一步行動
    依照場合分類的好處是可以批次處理在同一個場合所能處理的動作,這樣可以節省時間。舉例來說,如果要打電話的時候,可以利用電話清單一次打完所有該打的電話,或者如果要去市區一趟,可以利用市區清單規劃行程,盡量一次把該買的東西買齊、把該辦的事情辦好。


    要怎麼利用RTM做好依場合分類下一步行動呢?可以分成下面兩個步驟:
    RTM_Context 01
    (1) 記錄下一步行動時同時記錄其場合
    記錄下一步行動的時候,我也會同時記錄其細節如到期時間、時間預估、場合〈利用標籤與地點,如上圖的@pc〉,另外也會加上一個next的標籤。
    RTM_Context 02
    (2) 利用智慧清單的功能建立所需要的場合清單
    以上圖為例,製作出一個篩選條件為tag:@pc AND tag:next的智慧清單,這個清單會列出所有需要利用電腦才能完成的下一步行動〈因為同時包含了@pc和next這兩個標籤〉,也就是說這是一個以電腦為場合的場合清單。


    RTM_Lists
      • 我的場合清單: 〈上圖的藍色頁籤中以@開頭者〉
    利用RTM的標籤、地點、以及智慧清單這幾個功能,可以很容易就製作出需要的場合清單。我把我目前的場合清單以及其篩選條件列表如下:
    場合清單
    篩選條件
    @Home
    location:@Home AND tag:next
    @Work
    tag:@work AND tag:next
    @Downtown
    tag:@downtown AND tag:next
    @PC
    tag:@pc AND tag:next
    @Call
    tag:@call AND tag:next

      • 任務清單
    除了下一步行動清單之外,我另外也建立了一份任務清單,專門用來記錄所有我正在進行以及想要進行的任務,這樣有助於之後的檢視的工作〈如下述〉。


    • 如何用RTM輔助「檢視」的工作

    RTM_@Project
      • 任務清單
    有了任務清單,我在進行週檢視的時候,就可以很方便地回顧上一週任務的執行進度,也能夠思考下一週針對這些任務能夠採取哪些下一步行動。


    RTM_Review
      • 針對重點任務的回顧清單
    利用RTM的智慧清單功能,也可以製作出針對重點任務的追蹤清單,如上圖,我想回顧Blog這個任務,於是我製作了一份篩選條件為complatedWithin:"1 week of today" AND list:Blog的智慧清單,這樣我就能在這份清單上看到我在上個星期完成了哪些與部落格相關的事項。


    小結
    以上是我怎麼運用RTM完成GTD流程中的「組織」與「檢視」的工作。對於怎麼添加標籤、地點、以及智慧清單有疑問的讀者,請參考先前的介紹



    當然,可以達到這些目的的工具所在多有,我之所以選擇RTM的原因,一部分是因為惰性〈不想再學新的軟體〉,一部分是因為RTM簡潔的介面〈我也很喜歡logo的那顆小牛頭^-^〉,還有一部分是因為RTM提供了很多可以與其他軟體以及網路服務的整合功能。所以接下來我會再介紹目前RTM有哪些和其他服務的整合功能。


    本站有一系列文章介紹Remember The Milk的各種功能以及我怎麼把這些功能運用在GTD系統:

    Hello, 我是本文作者Mulberry

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    11 意見:

    1. 提到...

      請問M大,我按照您的介紹使用RTM,不過不知道如何讓以前做過的事項“show”出來。因為有些是繳費用記錄等等。好像做過完成之後,RTM就會自動清除的樣子。不知道有沒有變通的方法?謝謝!

    2. Mulberry 提到...

      其實完成的事項並沒有被清除掉,我們可以透過搜尋的方法把它們找出來。

      最簡單的做法,可以在RTM的搜尋列輸入"status:completed",這樣會列出所有你曾經完成的事項。

      如果你還記得是什麼時候完成的話,也可以輸入"completedWithin:"時間間隔"",比如過去一週內完成的事項,則為"completedWithin:"1 week""。

      如果常常需要搜尋之前完成的事項,不妨另外建立一個智慧清單以供查閱,更詳細的做法可以參考我之前的介紹-「Remember The Milk:(2) 清單篇」。

    3. 提到...

      非常感謝!

    4. 星子 提到...

      題外話:推文的圖示好可愛哦!!

    5. Mulberry 提到...

      To 星子:

      呵呵,我也很喜歡這套圖示哦。這套圖示是我在FreeIconWeb發現的,順便附上它的連結(這裡)。

    6. Disguise 提到...

      M大您好,想請問M大如何建立出任務清單呢? 小弟目前只會建出@Project的清單項目,不過該如何與這些項目的NA做連結?
      感謝~

    7. Mulberry 提到...

      To Disguise:

      你可以為同屬一個任務底下的任務本身、下一步行動和子任務加上一個新的標籤,
      比如用「project_journal」標籤來標出準備論文的相關事項,
      之後再建立一個「tag:project_journal」的智慧清單,
      就可以當成該任務的任務清單使用。

      另外,如果想讓任務清單顯示的更有條理的話,可以在命名的時候下一點功夫,
      舉例來說:
      A. Sun-project1
      A-1. NA1
      A-2. NA2
      B. Sub-project2
      最後再讓該清單按照待辦事項名稱排列,瀏覽起來就舒服多囉。

      希望上述經驗分項對你有幫助。

    8. Pause[泡舒] 提到...

      Mulberry妳好:
      我使用了RTM中msn和skype提醒但都沒有成功提醒過
      是否是要在msn和skype加入機器人帳號呢?
      但也沒看到說明文件有寫耶,不知道你知道嗎?
      謝謝!

    9. Mulberry 提到...

      To Pause:

      抱歉。因為我沒有在玩即時通,所以不確定RTM的提醒功能要怎麼設定。不過至少用Mail提醒這個部分應該是沒有問題的,建議你可以考慮改用這種方式。

    10. Pause[泡舒] 提到...

      Mulberry妳好:
      謝謝妳哦~
      我也是很久以前就有用過RTM這個服務,但沒用多久我就沒用了。也是因為看到你的文章我才又開始使用RTM的,現在也正慢慢的在學習利用GTD方式來處理工作及其他的事,以後有問題還要多請教妳!

      對了,我是從晨間日記才知道你的部落格的,我也有在寫晨間日記了,能夠知道你的部落格真的讓我學到很多東西,真的好開心!

    11. Mulberry 提到...

      To Pause:

      不客氣。
      很開心聽到你這麼說,謝謝。
      寫晨間日記和學習時間管理都是需要堅持的事,不過等堅持成習慣以後,對生活和工作都會有很多幫助。請繼續加油,如果有什麼問題的話,也可以留言討論哦。

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