星期二, 12月 16, 2008

Google Calendar v.s. 我的GTD工作流程

MyGTD_GCal
經過收集雜事並將其加工之後,可以得到許多下一步行動與任務,Mulberry目前是利用Remember The Milk(底下簡稱RTM)這個線上待辦事項管理工具來進行下一步行動與任務的管理(可參考Remember The Milk v.s. 我的GTD工作流程)。有了完整的下一步行動清單,才能根據這清單作出適合的排程,而Mulberry目前習慣使用Google Calendar(底下簡稱GCal)進行排程的工作流程。



有了下一步行動清單,能幫助我們更好地決定什麼時間點應該做什麼事情,而事前規劃這些下一步行動執行的時間,可以更增加效率。底下會先介紹David Allen在《搞定》一書所建議的選擇當下行動的四個準則,然後再說到Mulberry平常怎麼在Google Calendar進行每日排程。這些步驟不見得完美,但卻是Mulberry到目前為止實際練習多次之後的成果,寫在這裡希望能提供也想學習GTD的各位一點參考。


  • 選擇當下行動的四個準則

    1. 場合: 選擇行動時首先要考慮就當時的場合與工具可以做什麼;比如如果身處在沒有電腦的地方,就無法進行打報告或收發電子郵件等動作,但是可以思考報告的大綱或是用手機連絡事情。
    2. 時間: 接下來要考慮的是有多少時間可以採取行動;比如開會前的十分鐘和開會前的兩個小時,可以做的事自然有所不同。
    3. 精力:根據當時的精力來選擇可以進行的行動也是很重要的;比如很疲倦的時候就不適合拿來進行研讀教科書或是寫文章等需要高度腦力的事情,不過讀一些輕鬆的小說或是聽音樂就很不錯。
    4. 輕重緩急:如果有適合的場合與工具,有充分的時間,也有足夠的精力,則可依據事情的輕重緩急來選擇要採取的行動。


和一般人的觀念比較不同的是,事情的優先順序被放在比較後面來考慮。為什麼呢?套一句老話,「巧婦難為無米之炊」,如果家裡沒有米了、廚具壞了(沒有適合的場合與工具),或是離吃飯時間只剩五分鐘但是米飯還沒有入鍋(沒有充分的時間),又或者這位巧婦生病了沒有力氣(沒有足夠的精力),即使馬上就要到吃飯時間(優先順序被排在前面),也是煮不出飯的(無法執行行動)。


排程的好處就在於,讓我們有機會事先規劃出適合的場合、時間、甚至精力,好採取應該採取的行動。


  • Mulberry進行每日排程的步驟
1. 在RTM檢視下一步行動清單,決定當天要進行哪些下一步行動


Schedule_GCal 01
2. 根據當日的下一步行動清單,依照場合分類成為一個個時區
先決定了要執行的下一步行動,透過RTM與GCal的整合功能,可以在GCal上讀取當日的下一步行動清單,如上圖。
以12/15日這一天的排程為例,其中的下一步行動可以依照場合分類成以下六個部分:
【研讀流行病學】:包括當天讀書的進度與筆記(都需要用到教科書、計算工具等)
【寫部落文】:構思部落文的大綱,並且擷取需要的圖(都需要開啟Windows Live Writer和連線上網)
【啟動追蹤者功能】:啟動blogger的追蹤者功能,也到幾個喜歡的部落格留言致意(都需要連線上網)
【GTD文章整理】
【聽音樂】
【讀詩】
這六個部分,每一部份各是一個時區,接下來的排程就是根據這些時區來進行的。


3. 在GCal上標示出有明確期限的下一步行動時區
如果是有明確期限的下一步行動時區, 如報告的時間、或是和朋友的約會…等,必須先在行程表裡標示出來。


Schedule_GCal 02
4. 在GCal上規劃出當天最重要的下一步行動時區
決定當天最重要、最想完成的下一步行動,以四象限法的分類來說就是重要且緊急的事情;優先安排含有這些下一步行動的時區,通常是安排在時間最充足、精力最好的時段。在一天當中所安排的最重要的下一步行動(most important tasks, MITs)最好不要超過三個,因為被列出來的MITs是一定要被完成的。
同樣以12/15日這一天的排程為例,最重要的下一步行動是完成讀書的進度以及構思部落格的大綱,所以優先規劃出這兩個時區。通常Mulberry在早上醒來以後以及午睡之後的精力最好,所以把【研讀流行病學】這個時區規劃在上午8:30~9:30,【寫部落文】這個時區則是被規劃到下午2:00~4:00。


Schedule_GCal 03
在規劃時區的時候,不妨把該時區的下一步行動列在GCal事項的說明區,這些說明之後可以用Rainlendar在桌面讀取(詳見後文)。



5. 在GCal上規劃其他需要在當天完成的下一步行動時區
除了有明確期限以及最重要的下一步行動之外,再來就是規劃出其他需要在當天完成的下一步行動,以四象限法的分類來說就是比較不重要但緊急的事情,比如一定要繳費的帳單等等。


6. 零碎時段可以拿來批次處理零碎的下一步行動
某些下一步行動所佔的時間很短,但是當天需要進行好幾個類似性質的下一步行動,比如想寄郵件給不同的人,可以利用先前規劃的時區以外的零碎時段一次處理掉,這樣可以省下每次都要連線上網、打開郵件處理器等重複動作的時間。


一般來說,這些零碎時段是利用空檔來完成的,比較機動性,所以不用特別規劃出其時區。但如果這些零碎的下一步行動中有需要在當天完成的,還是可以另行規劃出特定時段來執行,以免忘記。
舉例來說,Mulberry最近正在整理電腦裡的音樂檔案與歌詞,每次整理一首歌的時間都很短,所以會趁讀書或寫作的空檔一次處理好幾首歌詞,順便聽音樂休息一下,但我不會特別規劃幾點到幾點要去整理音樂檔案。


相反的,因為Mulberry打算在12/15日這一天啟動blogger的追蹤者功能,到各個喜歡的部落格留言變成最好在當天完成的事,所以Mulberry另外規劃出一個【啟動追蹤者功能】時區,準備在下午4:00~6:00執行這一連串的行動。



Schedule_Rainlendar
7. 排程完成後,把GCal和RTM的ics檔案下載回電腦端,用Rainlendar顯示
雖然Mulberry家裡有無線網路,不過我並不喜歡一整天保持連線,以免因為動不動就上網閒逛而花費太多時間,也因此我會把GCal和RTM的ics檔案下載回來,再利用Rainlendar把它們顯示在桌面,如上圖。先前在步驟4有提到,可以把時區裡的下一步行動列在GCal的說明區,用Rainlendar讀取時,只要把滑鼠游標停在某一時區,跳出來的提示框裡就會顯示這些下一步行動,如此一來在什麼時間應該採取哪些行動就很清楚了。
回顧一下Mulberry在12/15日這一天的排程結果:先把各個下一步行動依照場合分類成不同的時區,把最重要的下一步行動的時區【研讀流行病學】、【寫部落文】分別規劃在精力最好的兩個時段,另外也規劃出【啟動追蹤者功能】時區批次處理相關的下一步行動,至於【GTD文章整理】、【聽音樂】、【讀詩】都是可以利用零碎時段進行的,所以就沒有另外規劃特別的時段了。
至於怎麼用Rainlendar顯示ics檔呢?請參考我先前的文章:Rainlendar:在電腦桌面顯示Google Calendar與Remember The Milk


8. 採取行動!
這是最重要的一點,先前一連串的排程,如果沒有好好去執行的話,就失去意義了。
順帶一提,Mulberry這一天的實際執行成果如何呢?雖然因為午睡睡過頭而拖延了其中【啟動追蹤者功能】的執行時段,不過最後我還是把所有列出來的下一步行動都完成囉,哈哈!


  • 為什麼選擇Google Calendar作為排程工具呢?
最主要的原因是,Mulberry用Google Calendar用習慣了,懶得多學新的工具(>_<)。當然Google Calendar也還是有很多優點的,以下列舉幾個:
    • 版面大而簡潔
    • 容易操作
    • 可以設立多個行程表,用來區分不同性質的待辦事項
    • 可以搭配其他網路上的日曆作為排程參考,比如喜歡的藝文活動的行程表
    • 提供與多項網路服務以及電腦軟體的整合功能


結語:
雖然有人說計畫永遠跟不上變化,不過事前的充分思考與規劃,還是可以讓我們更有機會盡量做到我們想要做、或是必須要做的事,讓我們一起好好學習怎麼排程吧。

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2 意見:

  1. HomeTown 提到...

    Hello Melberry,It's me Joseph again^^

    可以請問就你的了解
    任務(Tasks)跟事件(Events)在GTD系統上究竟如何明確區分?
    例如:預計下週要到客戶處討論案件,屬於何者?
    下班回家路上要順便去繳電話費,又屬於何者?
    我在使用相關的軟體或是系統上,常被這兩者搞混,想聽聽您對此的理解,感激不盡!!

  2. Mulberry 提到...

    To Joseph:

    這是個不好回答的問題,我先就我個人的理解回答一下:

    Task泛指所有應該要處理卻還沒有完成的事項,這些事情可以有期限、也可以沒有期限。你所問的"繳電話費"基本上屬於此類。雖然Task的確可以被翻譯成「任務」,不過基本上我都把它稱為「待辦事項」,藉以和另一個名詞Project(任務)區分。

    Event則是指有特定期限的事務,可以是節日或紀念日,也可以是已經決定時間了的待辦事項如約會或開會等等。你所問的"下週要到客戶處討論案件"則屬於此類。

    我目前所使用的GTD軟體以Remember The Milk和Google Calendar為主;前者用來記錄所有的待辦事項,並進一步歸類出Project(任務)、Next Action(下一步行動),順便規劃出執行下一步行動的場合;待辦事項中有明確期限的,我會另外記錄到Google Calendar,除此之外,我的Google Calendar也被用來記錄各種節日和紀念日。

    在David Allen所提出的GTD系統裡,其實比較沒有在區別Event和Task,他比較注重的是把來到腦海的各種雜事加以處理,歸類成下一步行動和任務,其中有明確期限的下一步行動才會被歸類到行事曆。

    關於上面所提到的各種GTD名詞如雜事、任務、下一步行動,建議你可以再參考我的另一篇文章「Remember The Milk v.s. 我的GTD工作流程」。

    希望以上的意見能對你有所幫助。

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