星期三, 2月 10, 2010

Firefox書籤整理術:AZ資料夾管理法篇

AZ

從一月初開始,Mulberry陸陸續續讀到幾篇討論怎麼整理電子郵件、訂閱的RSS項目、以及瀏覽器書籤的文章;這些雖然是瑣碎的小事,但是如果能善加管理,應該能增加不少生活與工作效率,基於這樣的想法,我決定在過農曆年前一一理過上述項目。接下來幾篇文章,我想先分享一下自己整理Firefox書籤的做法,以及一些我個人覺得還蠻實用的書籤使用技巧。


我把整理Firefox書籤這個任務分成幾個步驟進行:

  1. 用AZ資料夾管理法將書籤歸檔(方便日後的歸檔和取檔)
  2. 為書籤增加適當的標籤和關鍵字(方便書籤的搜尋與進一步管裡)
  3. 設置智慧書籤(符合特定條件的書籤可以自動收在一起,方便同時開啟)
  4. 用XMarks同步Firefox和Chrome的書籤

這一篇文章,先來聊聊怎麼用AZ資料夾管理法整理書籤。


AZ資料夾整理法簡介

AZ資料夾管理法」的起源,來自David Allen在《搞定》(Getting Things Done, GTD)一書中提出的文件管理方法-單一字母系統,以議題、專案、人以及公司名稱為歸檔依據,將文件資料收納到以A-Z單一字母為名的資料夾底下,是個兼具了效率性、組織性、與趣味性的檔案管理系統


Mulberry在去年八、九月的時候,就曾經透過AZ資料夾管理法,把我大部分的電腦檔案重新歸檔;經過了幾個月,覺得這個管理系統真的很方便,歸檔取檔的速度增快許多(詳情可參考「AZ資料夾整理法:輕鬆迅速的電腦檔案整理方式」這篇文章)。食髓知味的我,決定再度祭出AZ資料夾管理法,來整頓日漸紊亂的書籤資料庫,以下是我的書籤整理原則

  1. 設置A-Z、ㄅ-ㄦ等資料夾
  2. 根據書籤的名稱或主要性質歸檔
  3. 一個子資料夾底下若擁有十個以上的書籤,就另設新資料夾,重新歸檔
  4. 另外設置「待歸檔」與「目前的工作」等資料夾

原則一:設置A-Z、ㄅ-ㄦ等資料夾

AZ_Folders

基本上,我把書籤功能表當作資料庫,用來收藏大部分的書籤,而書籤工具列則用來放置一些常用的書籤群組、和短時間內會比較頻繁使用的書籤。因此,我先在書籤功能表設置了A-Z、ㄅ-ㄦ等資料夾,為了瀏覽時的方便性,我把26個字母與37個注音符號資料夾再各自分到A-J、…、ㄅ-ㄌ、…等大資料夾裡,以免功能表太長,不易讀取。


原則二:根據書籤的網站名稱或主要性質歸檔

接著就要把書籤一一歸檔。歸檔時,要考慮書籤本身的性質,也就是想到該書籤時,自己會先聯想到哪個關鍵字,再根據該關鍵字的字首歸檔;一般來說,這個關鍵字應該是該書籤的來源網站名稱,或是它的相關主題。


AZ_by name

大部分的網站和部落格,我會直接想到它們的名稱,比如「客來網路書店」、「歐四季透明筆記」這兩個書籤都可以被分到資料夾底下。


AZ_by keyword

記不起名稱的書籤,我會根據它們的主題歸檔,比如和Flickr相關的眾多外掛、軟體、和網路服務的書籤,被分到F資料夾下的「Flickr」子資料夾下。


AZ_by keyword 2

再舉個例子:喜歡桌面美化的我,當然也收集了很多獨立的布設計者的網站,即使叫不出這些網站的名字,只要到W資料夾下的「Wallpaper Design」子資料夾,就可以找到它們了。


原則三:一個子資料夾底下若擁有十個以上的書籤,就另設新資料夾,重新歸檔

當一個資料夾底下擁有太多書籤,讀起來會很不方便,所以除了字母資料夾和注音符號資料夾之外,一個子資料夾底下如果有十個以上的書籤,就另設新資料夾重新歸檔


AZ_by site

比如我本來把所有的Google工具的相關書籤都分在「Google Tools」這個子資料夾底下,但是這麼做使得書籤列表變得很長,因此我把GMail和Google Chrome的相關書籤各自獨立成另外兩個資料夾,再重新歸檔到G資料夾底下。


原則四:另外設置「待歸檔」與「目前的工作」等資料夾

AZ_Later

針對新加入還有待歸檔的書籤,我特別設置了「Later」資料夾來暫時收納它們,等到有空的時候再一一歸檔。我的這個「待歸檔」資料夾,其實是使用Firefox的智慧書籤做出來的,只要點一下網址列的星星記號,或是按一下「Ctrl+D」這個快捷鍵,就可以把書籤加入到這個資料夾;至於詳細的做法,請容我賣個關子,等下一篇文章再告訴大家。


AZ_Current Work

最近工作或學習時會用到的相關書籤, 我會把它們暫時放到書籤工具列上,一個主題是一個資料夾,這樣需要查找資料的時候會更簡便,等到和該主題相關的任務結束之後,再把其中想要保留的書籤,根據AZ資料夾整理法歸檔回書籤功能表的書籤資料庫裡。


結語

以上就是Mulberry用AZ資料夾整理法整頓書籤資料的幾個步驟,整個重新整理的過程大約花了三四天(我都是用空檔做這件事,否則應該更快)。使用AZ資料夾整理法,讓書籤的歸檔取檔變得更有效率;但是好還要更好,只要為書籤添加適當的標籤和關鍵字,就可以利用Firefox的搜尋功能從網址列呼叫出想要的書籤,或是建立智慧書籤一次啟動類似性質的多個書籤。限於篇幅的關係,留待下篇文章再和大家分享這些技巧。

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9 意見:

  1. Joey Wo 提到...

    哇~受教了…原來不是我想的這麼簡單
    ,不過事前的準備應該很花時間吧~看來我也應該花時間整理我的資訊&與硬碟裡的料了。

  2. Mulberry 提到...

    To Joey Wo:
    雖然起始的歸檔有點麻煩,但是習慣以後,就可以開始享受快速歸檔取檔的方便和樂趣囉。

  3. KL 提到...

    這種方式不是人人適合。

    細分太多也是渾亂,感覺這是傳統整理文件的方法。不論IE/FIREFOX都有搜尋,其實基本分類好了,找起來一定不難。

    除非你的分類真係超常用到,否則反而浪費時間。而且 A-Z 排列,剛好要找 Apple,也不知是在資料夾 A 中,還是去 F 找 Fruit好


    或者主分類、次分類比 A-Z 的排列更方便。

    不過什麼方式總有些缺點。

    我直接做正常分類,然後不常用的分類掉進一個資料夾中。每天必用的,打開按下就是。

  4. Mulberry 提到...

    To KL:
    你說的沒錯,每個人都有適合自己的資料管理方法,我也只是分享出自己在使用的管理系統給大家參考看看而已,要不要採用,要採用到什麼程度,都還是要視個人的需求調整。

  5. Andy Chen 提到...

    謝謝你!很好用的管理方法!

  6. Mulberry 提到...

    To Andy:
    不客氣。

  7. PingHung 提到...

    很不錯得方法!
    不過我Firefox的書籤不多,主要是常用的書籤,其他不常用的統統丟到Google書籤那XD

    所以我是倒過來想,每個書籤都給他 A-Z,ㄅ-ㄦ的標籤,可以用作檢索,資料夾則作為主要功能分類。

    不過是因為拜讀你的文章才知道這個方法,感謝!

  8. Mulberry 提到...

    To PingHung:

    這個點子也不錯呢,
    不但可以享受AZ整理法在檢索上的便利,
    而且也不要花太多時間重新整頓書籤,
    謝謝你回饋的好意見。

  9. Claire 提到...

    謝謝分享!:)

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