EverNote v.s. 我的GTD工作流程

之前Mulberry曾經在好幾篇文章裡頭提過，我目前常用的三大GTD工具－Remember The Milk、Google Calendar、EverNote，其中RTM是用來組織各種下一步行動成為當日清單以及不同的場合清單，GCal是用在行事曆以及行程安排，而EverNote則被我用作任務的規劃與追蹤，另外我也在EverNote裡放置了各種參考資料。這一篇文章將簡介目前我怎麼把EverNote應用在我的GTD工作流程裡。

• EverNote：http://www.evernote.com/
• 參考資料：
• 活用 Evernote (1) ---- 是工作簿, 是日記, 也是 GTD 工具（Eucaly61's DIY World）
• 活用 Evernote (2) ---- GTD 概念篇（Eucaly61's DIY World）

基本架構

基本上我是以不同的筆記本（Notebook）來區別不同性質的GTD概念工具如下：

• @@Inbox：收件匣，主要是作為網摘、文檔、和任務等各式資料的初步收集中心
• @Project Plans：任務的計畫，其中包括了針對各個單一任務的計畫以及相關的心智圖檔案
• @Someday：將來／也許清單，其中列出了目前暫時無法採取行動、但是也不願直接刪除的各種事項
• 一般參考資料區：放置了閱讀過想要保留的各種資料
• @InAction：執行中或即將執行的任務的參考資料，會從一般參考資料區被移置到這邊

@@Inbox：收件匣

我會想要存放到EverNote的資料大致有三種：

1. 網摘：部落格、網路新聞、以及朋友轉寄的文章…
2. 文檔：text檔、PDF檔、實體文件的掃描檔…
3. 任務：針對比較需要多個下一步行動才能完成的任務，與其相關的構想以及心智圖

所有上述資料一開始會被我收集到@@Inbox，等到仔細閱讀和思考之後再一一歸類到其他的筆記本。


因為EverNote提供了多種資料導入的功能，包括：

• Web Clipper bookmarklet：只要有EverNote的網路帳號，就可以用這個方便的線上資料剪輯工具把各種網摘收集到EverNote，而且在IE、Firefox、和Chrome等常用的瀏覽器都可以使用
• Clipper Panel：這個由EverNote軟體端所提供的擷取平台，可以把各種軟體裡的圖文資料收集到EverNote（擷取選取的資料或是直接擷取幕畫面），還可以設定快捷鍵，讓資料擷取更加快速
• File Import：可以一次導入多個文檔到EverNote，支援的檔案類型包括text檔、PDF檔、圖片檔、音樂檔…
• Email：EverNote提供了個人專屬的Email位址，可以隨時隨地把心裡的想法以及接收到的文檔寄送到EverNote

有了方便的資料收集功能，我就可以更快速而確實地把各種資料與構想傳送到EverNote，之後再找時間好好處理這些資料。

@Project Plans：任務的計畫

@Someday：將來／也許清單

原則上我都是用Remember The Milk來管理我的各種下一步行動，可惜的是，RTM不太適合用在單一複雜任務的規劃，所以這個部分，我改用EverNote來處理。


（見上圖）舉例來說，我想要用AZ資料夾整理法來歸檔我的電腦檔案，這當然不是簡單幾個下一步行動就可以完成的任務，所以我在@Project Plans裡設置了一個名為「用AZ資料夾整理法整理電腦檔案」的筆記 ，在上頭列舉所有執行該任務所需要的次任務（如整理圖片檔案）、行動（如建立A-Z資料夾、每天花固定時間歸檔等）、以及相關原則，並且規劃各個步驟的執行時間，最後再把下一步行動的部分安排到Remember The Milk裡頭。平常我在規劃各個任務的時候，會用心智圖來輔助思考，而這些心智圖的檔案也可以透過檔案連結（Hyperlink，連結語法是file:///檔案的絕對位置）的方式嵌置在筆記裡面，需要時就可以快速打開檔案檢視當初的想法。


@Project Palns這個筆記本裡頭，放置了我所有正在進行或想要進行的任務的相關計畫。每週檢視的時候，只要看過各個筆記就可以快速了解各個任務的執行進度，從而調整接下來的行程安排。


至於@Someday這個筆記本，則是用來放置目前暫時無法採取行動、但是也不願直接刪除的各種事項，當作日後的參考。

一般參考資料區

@InAction：執行中或即將執行的任務的參考資料

任務計畫以外的資料，基本上讀過以後，會被我歸類到一般參考資料區，並根據參考資料的性質，進一步分類到Applications、Blog、Creatures、Literature、Medicine、Productivity等不同的筆記本裡頭。



每週檢視的時候，或是執行各個任務與其行動的時候，如果發現有需要用到或即將用到的參考資料，我會把這些資料調放到@InAction，並根據任務性質，另外區分出Personal、Blog、Work三個部分，以便快速查閱。舉例來說，因為這一週我打算寫EverNote相關的部落格文章，所以我把幾篇之前收集的相關文章（如上圖）移動到@InAction_Blog，這樣寫作的時候想要參考這些資料就很方便。



此外，EverNote的搜尋條件保存功能，也相當地實用。舉例來說，我利用了這個功能規劃出我的Forgetful-system列表（見上圖），其中包含了最近三個月內被我放到生產力（Productivity）筆記本的資料（搜尋條件：notebook:"Productivity" created:day-90），我可以透過每週檢視這些資料，來更深入思考這些資訊對我的意義，以及可能的運用方式。所謂的Forgetful-system，是透過下列四個流程，讓我們的大腦更有效地吸收各種資訊：

1. 有效閱讀：評估資料對自己的意義
2. 收集：過濾出對自己有價值的訊息，並加以收集
3. 定期回顧：透過反覆檢視讓重要訊息深植心中，並激發出新想法，而非囫圇吞棗，死記資料
4. 定期清理：清理掉不必要的舊資料，讓大腦有空間容納新東西

詳情請另行參考GTD Life的這篇文章「什麼是淺閱讀者的記憶系統：forgetful-system?」。

結語

以上簡單介紹EverNote在我的GTD工作流程裡的運作方式。各位讀者之中，有沒有人是利用EverNote來進行GTD的呢？如果有的話，歡迎留言一起討論相關的心得哦。

Hello, 我是本文作者Mulberry。

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