星期二, 9月 01, 2009

我的每週檢視流程

My GTD - Review
在GTD的工作流程裡,「檢視」(Reviewing;或者說「反饋」(Reflecting))是很重要的一環。回顧之前各個下一步行動與任務的執行狀況,藉以規劃之後要做的事情;立足過去,放眼未來。Mulberry除了每天趁著寫晨間日記的時間進行檢視之外,也另外安排了每週檢視的時間。作每週檢視的好處是,可以定期思考對自己而言真正重要的事物為何,把它們化為實際的行動,並安排到自己的行程裡頭,讓自己每天都能朝重要的目標前進。話是這麼說,每週檢視到底該做些什麼呢?因為我自己也曾經有過這樣的困惑,所以用這一篇文章來和各位朋友們分享一下我自己的每週檢視流程。



基本流程

每週檢視的基本流程可以分成兩大部分:(1) 檢視上週做了什麼;(2) 安排下週要做什麼。根據每個人所使用的GTD工具不同,每個人的實際檢視流程也會有所不同。而我目前的每週檢視流程如下(請參考本文開頭的圖片):
  • 上週做了什麼?
    • 晨間日記:檢視上週完成的事情(10分鐘)
    • Joe's Goals:檢視上週的目標達成狀況(10分鐘)

  • 下週要做什麼?
    • EverNote:任務清單與計畫:決定下週要執行的任務(10-15分鐘)
    • Remember The Milk:下一步行動清單:決定下週要執行的下一步行動(10-15分鐘)
    • Google Calendar:安排下週的重要事項(10分鐘)

原則上,我會利用每個星期天比較空閒的時間,花費大約一個小時左右,來檢視前一週完成的事項、以及各個任務的執行進度,然後決定下週想要執行與必須執行的任務與下一步行動,並且優先安排其中的重要事項到行事曆上。


晨間日記:完成事項

Morning Diary
我從去年11月開始寫晨間日記到現在已經10個月了,每天寫日記,除了可以抒發情緒之外,也可以讓我客觀檢視過去發生的事情。每週檢視的時候,我只要快速瀏覽前一週的晨間日記內容,尤其是「成功日記」(當天完成的五件事情)這個欄位,就可以掌握到自己完成了哪些事情、有沒有需要改進的地方 。

    Joe's Goals:目標達成狀況

    Joe's Goals
    如果說晨間日記是用文字記錄發生過的事情,Joe's Goals則可以用簡單的圖像記錄各種目標(包括讀書或工作進度、以及習慣的養成等等)的達成狀況。每週檢視的時候,只要連線到Joe's Goals前一週的頁面,是否每天按照進度完成長期性的計畫,就可以一目了然。

      EverNote:任務清單與計畫

      Remember The Milk:下一步行動清單

      EverNote Remember The Milk
      檢視過上一週做了什麼事情之後,再來就是要決定下一週想做的事情。我會先參考年度目標、任務清單、以及各個任務的計畫(這些都被我放在EverNote的Project Plans裡),決定下一週想要執行的三大重要任務;然後把這些任務進一步拆解成幾個下一步行動,一一記錄到Remember The Milk,再為這些行動標上執行期限、場合(如@call、@pc、@downtown、地點…)、和next標籤(這是為了把所有的下一步行動集中到__NextAction(語法 tag:next)這個智慧清單裡);最後,檢視RTM裡的下一步行動清單,決定除了重要任務以外需要與想要執行的事項。

        Google Calendar:排程

        Google Calendar
        在決定了下週要執行的任務與下一步行動之後,接著就是把這些事項像堆積木般安排到行事曆裡,優先安置大塊的、重要的下一步行動。我個人慣用的行事曆是Google Calendar(如上圖)。首先,安排已經有明確期限的事項(如會議、約會…);接下來,把當週三大任務的下一步行動也放進GCal,如果還有其他想做的重要下一步行動也可以趁隙安排進去,但切忌把行程安排得太過緊湊。至於其他也需要執行的比較小的待辦事項,可以先思考要用哪一天的哪些空檔批次解決掉,但不必特別排進行事曆,只要在下一步行動清單裡標上執行期限,給自己一個提醒即可。

          結語

          以上大致介紹我個人的每週檢視流程。這樣的流程我已經執行了好幾個月了,剛開始雖然會不習慣,每個步驟都拖拖拉拉耗了不少時間,但是習慣以後,現在差不多一個小時就可以完成整個流程了。每週只要花一個小時的時間,就可以調整自己的方向,讓自己更確實地往夢想前進,我覺得是很值得的一件事。還沒開始作每週檢視的朋友們,要不要考慮開始試試看呢?也歡迎已經開始每週檢視的朋友,一起來分享自己的執行心得哦。

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          3 意見:

          1. 冠如 提到...

            我想發問~在排程的部分,讀書進度以「章節」來安排,比較好掌握整體進度,可是讀書時間不太好拿捏,若是以「時間」來安排,可以定出明確的讀書時間,可是就抓不住進度了,Mulberry有遇過這個狀況嗎?

          2. Mulberry 提到...

            To 冠如:

            這個問題我也常遇到呢,目前我是這麼做的:

            1. 首先,花5-7天(或是就以往經驗)評估每次讀一章大約要花多少時間,抓出平均值。舉例來說,我讀原文教科書一章的時間大約是60-120分鐘,我把平均值抓在90分鐘左右。
            2. 每次週排程的時候,我會以讀書時間120分鐘(平均值時間 + 15-30分鐘)為一個時段來安排。
            3. 每日排程的時候,再根據當天要讀的章節長短進行調整。

            我在文中有提到排程不要太緊湊,主要就是因為很多待辦事項的費時長短很難拿捏,多留一點彈性時間,比較好調整。

            此外,也可以考慮切割待辦事項。以讀書為例,如果每一章的長短不一,不好拿捏,可以用幾個小節作為一個段落,再以此規劃讀書時段。

          3. 冠如 提到...

            謝謝妳!感覺比較有頭緒了。
            這陣子就紀錄自己的讀書時間,之後排程便可以有個參考。還有要安排每週檢視,忘記檢視就難以持續呀。

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