在GTD的工作流程裡，「檢視」（Reviewing；或者說「反饋」（Reflecting））是很重要的一環。回顧之前各個下一步行動與任務的執行狀況，藉以規劃之後要做的事情；立足過去，放眼未來。Mulberry除了每天趁著寫晨間日記的時間進行檢視之外，也另外安排了每週檢視的時間。作每週檢視的好處是，可以定期思考對自己而言真正重要的事物為何，把它們化為實際的行動，並安排到自己的行程裡頭，讓自己每天都能朝重要的目標前進。話是這麼說，每週檢視到底該做些什麼呢？因為我自己也曾經有過這樣的困惑，所以用這一篇文章來和各位朋友們分享一下我自己的每週檢視流程。
基本流程
每週檢視的基本流程可以分成兩大部分：(1) 檢視上週做了什麼；(2) 安排下週要做什麼。根據每個人所使用的GTD工具不同，每個人的實際檢視流程也會有所不同。而我目前的每週檢視流程如下（請參考本文開頭的圖片）：- 上週做了什麼？
- 晨間日記：檢視上週完成的事情（10分鐘）
- Joe's Goals：檢視上週的目標達成狀況（10分鐘）
- 下週要做什麼？
- EverNote：任務清單與計畫：決定下週要執行的任務（10-15分鐘）
- Remember The Milk：下一步行動清單：決定下週要執行的下一步行動（10-15分鐘）
- Google Calendar：安排下週的重要事項（10分鐘）
晨間日記：完成事項
我從去年11月開始寫晨間日記到現在已經10個月了，每天寫日記，除了可以抒發情緒之外，也可以讓我客觀檢視過去發生的事情。每週檢視的時候，我只要快速瀏覽前一週的晨間日記內容，尤其是「成功日記」（當天完成的五件事情）這個欄位，就可以掌握到自己完成了哪些事情、有沒有需要改進的地方 。
Joe's Goals：目標達成狀況
如果說晨間日記是用文字記錄發生過的事情，Joe's Goals則可以用簡單的圖像記錄各種目標（包括讀書或工作進度、以及習慣的養成等等）的達成狀況。每週檢視的時候，只要連線到Joe's Goals前一週的頁面，是否每天按照進度完成長期性的計畫，就可以一目了然。
EverNote：任務清單與計畫
Remember The Milk：下一步行動清單
檢視過上一週做了什麼事情之後，再來就是要決定下一週想做的事情。我會先參考年度目標、任務清單、以及各個任務的計畫（這些都被我放在EverNote的Project Plans裡），決定下一週想要執行的三大重要任務；然後把這些任務進一步拆解成幾個下一步行動，一一記錄到Remember The Milk，再為這些行動標上執行期限、場合（如@call、@pc、@downtown、地點…）、和next標籤（這是為了把所有的下一步行動集中到__NextAction（語法 tag:next）這個智慧清單裡）；最後，檢視RTM裡的下一步行動清單，決定除了重要任務以外需要與想要執行的事項。
Google Calendar：排程
在決定了下週要執行的任務與下一步行動之後，接著就是把這些事項像堆積木般安排到行事曆裡，優先安置大塊的、重要的下一步行動。我個人慣用的行事曆是Google Calendar（如上圖）。首先，安排已經有明確期限的事項（如會議、約會…）；接下來，把當週三大任務的下一步行動也放進GCal，如果還有其他想做的重要下一步行動也可以趁隙安排進去，但切忌把行程安排得太過緊湊。至於其他也需要執行的比較小的待辦事項，可以先思考要用哪一天的哪些空檔批次解決掉，但不必特別排進行事曆，只要在下一步行動清單裡標上執行期限，給自己一個提醒即可。
結語
以上大致介紹我個人的每週檢視流程。這樣的流程我已經執行了好幾個月了，剛開始雖然會不習慣，每個步驟都拖拖拉拉耗了不少時間，但是習慣以後，現在差不多一個小時就可以完成整個流程了。每週只要花一個小時的時間，就可以調整自己的方向，讓自己更確實地往夢想前進，我覺得是很值得的一件事。還沒開始作每週檢視的朋友們，要不要考慮開始試試看呢？也歡迎已經開始每週檢視的朋友，一起來分享自己的執行心得哦。
Hello, 我是本文作者Mulberry。
如果您喜歡本文，歡迎推文分享、引用、與連結，但請記得註明網站名稱與網址，勿任意轉載。彼此尊重，是網路基本禮儀。
如果您喜歡本站的文章，歡迎訂閱Mulberry的時間事件簿。
3 意見:
我想發問~在排程的部分，讀書進度以「章節」來安排，比較好掌握整體進度，可是讀書時間不太好拿捏，若是以「時間」來安排，可以定出明確的讀書時間，可是就抓不住進度了，Mulberry有遇過這個狀況嗎？
To 冠如：
這個問題我也常遇到呢，目前我是這麼做的：
1. 首先，花5-7天（或是就以往經驗）評估每次讀一章大約要花多少時間，抓出平均值。舉例來說，我讀原文教科書一章的時間大約是60-120分鐘，我把平均值抓在90分鐘左右。
2. 每次週排程的時候，我會以讀書時間120分鐘（平均值時間 ＋ 15-30分鐘）為一個時段來安排。
3. 每日排程的時候，再根據當天要讀的章節長短進行調整。
我在文中有提到排程不要太緊湊，主要就是因為很多待辦事項的費時長短很難拿捏，多留一點彈性時間，比較好調整。
此外，也可以考慮切割待辦事項。以讀書為例，如果每一章的長短不一，不好拿捏，可以用幾個小節作為一個段落，再以此規劃讀書時段。
謝謝妳！感覺比較有頭緒了。
這陣子就紀錄自己的讀書時間，之後排程便可以有個參考。還有要安排每週檢視，忘記檢視就難以持續呀。
張貼留言