Gmail郵件整理技巧分享

Mulberry在一月底二月初的時候，讀到了幾篇在講電子郵件的整理技巧以及Gmail使用技巧的文章，因為我原本就有整理Gmail郵件和通訊錄的打算，所以乾脆趁機實作一下。幾個星期下來，我發現其中有些方法，的確對我的郵件處理效率有所幫助，我把自己比較喜歡的部分整理如下，提供給大家參考：

善用篩選器，自動歸類郵件並進行後續處理
設定郵件標籤的顯示和隱藏規則，一眼看到須優先處理的郵件
使用快速連結或書籤，迅速查看符合指定條件的郵件
配合時間管理工具，工作事半功倍

附上推薦文章以及其來源：

10 Tips: My Personal Journey Toward Maintaining Inbox Zero（WebWorkerDaily）
[摘譯]維持電子郵件收件匣清空的10個技巧（電腦玩物）（上一篇的中譯）
6 Gmail Productivity Tips You Need To Know（MakeUseOf）
Become a Gmail Master Redux（lifehaccker）

善用篩選器，自動歸類郵件並進行後續處理

首先，是Gmail的篩選器功能，它可以自動地篩選出符合指定條件的郵件，並進行套用標籤、封存、標上星號、刪除、或用罐頭回應回覆…等動作。

善用篩選器至少有下列幾個好處：

針對來自社群網站（如Plurk、Twitter、Buzz）的煩人訊息，可以暫時封存到指定標籤或乾脆刪除到垃圾桶，眼不見為淨。
保持收件匣的清空狀態，讓心思專注在重要郵件的處理。
針對需要保存的郵件，可以自動歸類到指定標籤或是加上星號，讓郵件的後續管理更有組織。

設定郵件標籤的顯示和隱藏規則，一眼看到須優先處理的郵件

參看上圖，其中的左圖是Mulberry平常的Gmail側邊欄，很簡潔，基本上只會顯示我常用的Gmail欄位和小工具，另外就是重要標籤有新進郵件待處理的時候，也會自動顯示到側邊欄上方，提醒我盡快處理；而其他一長串的標籤（右圖），則被隱藏到側邊欄下方，平常時候是看不見的。

要怎麼達到這個效果呢？只要簡單的兩個步驟：

1. 「設定」→「標籤」：設定哪些標籤要顯示在側邊欄上方，哪些要隱藏

進入Gmail的「設定」畫面的「標籤」分頁，在這裡我們可以指定哪些標籤要顯示在側邊欄上方，哪些要隱藏。以我來說，我把工作、部落格等需要盡快回覆的郵件標籤設定為「顯示」，其餘則隱藏起來，以免側邊欄太過冗長，影響操作效率。

2. 啟用「隱藏已讀取標籤功能」：只有重要標籤有新郵件時才會顯示在側邊欄上方

如果在上一步驟設定了多個要「顯示」的標籤，側邊欄還是免不了太長，於是我搭配了Gmail研究室的「隱藏已讀取標籤功能」，讓這些重要標籤裡如果沒有未讀取的郵件時就暫時隱藏，換言之，當這些重要標籤裡有新進郵件時，就會自動被顯示在側邊欄上方，讓我們一眼就能發現哪裡有必須優先處理的郵件。

使用快速連結或書籤，迅速查看符合指定條件的郵件

看了上述的介紹，讀者們不難發現，Mulberry使用了很多標籤來分類郵件，並透過篩選器自動把新進郵件封存，以免它們出現在收件匣，影響我的專注力。不過，當未讀取的郵件累積太多、又被分散在不同標籤的時候，要一一點取標籤來處理這些郵件是有點麻煩的。這時候，可以利用Gmail研究室的快速連結功能，迅速查看所有的未讀取郵件，其流程如下（參看上圖）：

先到Gmail研究室啟用「快速連結」功能，這時候側邊欄會出現「快速連結」小工具的畫面。
在Gmail上方的搜尋列輸入「is:unread」，並進行搜尋，所有的未讀取郵件都會被列出來。
按下「快速連結」小工具裡「新增[快速連結]」的字樣，就可以把剛才的搜尋條件儲存下來，取個好記的名稱如「未讀」。
以後想要查看未讀取郵件時，只要點一下「快速連結」小工具裡的「未讀」，就可以看到所有的新進郵件囉。

快速連結功能，不只可以用來查看未讀取郵件，也能用來儲存其他的搜尋條件，以便日後進行檢索。以前我曾經在「Ubiquity＋Gmail：打造個人專屬的字彙庫：（1）Gmail篇」這篇文章介紹過怎麼使用Gmail來檢視待複習的單字，有興趣的讀者不妨參考一下。

我們也可以用瀏覽器書籤來儲存Gmail搜尋條件，比如剛才提到的「is:unread」郵件搜尋畫面，會有其對應的網址（如上圖），把該網址存成書籤，以後就可以跳過收件匣，直接進入未讀取郵件的畫面。此外，Gmail的各個功能欄位（如「撰寫郵件」、「通訊錄」、「Buzz」）也都有其對應網址，同樣也可以存成書籤以便使用。

配合時間管理工具，工作事半功倍

處理郵件的時候，若郵件中有提到約會時間、或是其他待辦事項，我會希望盡快把它們記錄到自己慣用的時間管理工具。Gmail也提供了相關的側邊欄小工具，如Google Calendar、Google Docs、Remember The Milk，讓使用者不用另外打開一個網頁，直接在Gmail頁面裡就能處理這些事情。