第一屆幸福行動家時間管理研習進階班會後心得

2010年2月27日，Mulberry參加了張永錫老師主講的第一屆時間管理研習進階班，以及之後的幸福行動家聚會，渡過了充實而愉快的一天。這次進階班的主題是任務管理，任務指的是需要複數以上的下一步行動才能完成的待辦事項，要管理好任務相對比較困難，因此我多花了一點時間消化課程內容，思考要怎麼把課程中所學實際運用到我自己的時間管理流程，底下這篇文章便是遲來的心得報告。

任務管理的六個流程

上圖是我在會後繪製的心智圖。這次永錫老師以神奇寶貝為主軸，生動地講解了任務管理的六個流程（對應到GTD的六個流程）的重點，簡單摘錄於下：

捕捉：對應到GTD的「收集」流程。這裡要捕捉的主要是中等大小的神奇寶貝，也就是幾天到幾個月內可以完成的任務。這類的任務通常是出現在每週檢視、規劃年度計畫的時候，也可能是來自外界人事物的啟發。
進化：對應到GTD的「加工」流程。要使捕捉到的神奇寶貝進化，需要耐心的餵養和培育；要使收集到的任務進化，則需要仔細的任務規劃。任務規劃有幾個方式：針對比較單純的任務，可以使用條列式規劃，列出對該任務的期望、重要的關鍵資訊（相關的人時地物）、任務的現況、以及待採取的行動；而針對更複雜的任務，則可以配合心智圖來思考。
存 & 換：對應到GTD的「組織」流程。當手邊的神奇寶貝球越來越多，得找個適當的地方存放它們；同樣的，我們也要找適合的方法將手邊的任務分門別類以便管理。用六個高度（下一步行動→近期任務→角色責任→年度目標→五年目標→火焰夢想）來分類任務是個不錯的方式，可以讓任務的管理與推進更有層次感。此外，神奇寶貝球是可以交換的，和別人分享自己的目標，成功不必在我，讓對的人去完成對的任務，也是很棒的事情。
備戰：對應到GTD的「排程」流程。就像神奇寶貝對戰之前必須先做好事前準備，在進行任務之前，也要把規劃好的任務以及日常行動排程聯繫起來，並預先準備好需要的資訊與工具，這樣實際行動的時候才能得心應手。在八頁小書中放入當週重要任務，再配合每天的三隻青蛙（三個最重要下一步行動）以及場合清單，就可以比較輕鬆地連結任務和行動。
對戰：對應到GTD的「行動」流程。終於進入神奇寶貝的對戰，也就是任務的實際執行流程，在這個階段很重要的一點是要了解自己有哪些絕招並靈活運用這些招數，盡量發揮自己的專長，以利任務的推進。
戰後檢視：對應到GTD的「檢視」流程。在戰後檢討自己的成功與失敗之處，下一次神奇寶貝對戰的時候才能避免錯誤，獲得勝利；落實到任務管理，則是要做好半年檢視，定期回顧自己做過的事情（晨間日記、部落格、年度日誌…），從而思考更高高度的目標（年度目標、五年目標、火焰夢想），再規劃接下來的任務與行動。

這次的課程十分豐富，上面只是摘錄主要內容而已，有興趣的人請參考永錫老師的文章「2010/2/27 第一屆幸福行動家年會&時間管理進階班課後心得」。

我的任務管理工具與流程

在研習會過後，Mulberry試著調整了自己正在使用的時間管理工具，希望能讓任務管理流程更加流暢。我原本的主要任務管理工具是EverNote，裡頭收集了待進行的任務、相關計畫、還有各種參考資料（可參考我之前的「EverNote v.s. 我的GTD工作流程」這篇文章），之後再配合Remember The Milk管理下一步行動、Google Calendar管理行程表、以及用八頁小書作行動提示。這次上課後我希望讓自己的任務管理系統更有條理，所以作了以下幾個調整動作：

把各個任務分類到不同高度：以前我只有把各個任務的計畫集中到EverNote的「任務」筆記本，並粗略地分類；現在改用不同高度的子標籤來分類任務（參看上圖左欄），包括火焰目標、五年目標、年度目標、角色責任，從上到下檢視過想要完成的大目標，再訂出要執行的本月任務和本週任務，以便每週檢視時查看進度。至於沒有明確完成期限的任務則暫時加上也許／有一天標籤，有機會再排入行程。
條列式規劃任務：以前我的各個任務的筆記只是零散地記下自己的想法以及可能會用到的資料，為了更好地掌握任務，我為每個任務添加了期望、人時地物等關鍵資訊、以及相關的子任務與行動（參看上圖右欄），這樣後續檢視時任務的進度便一目了然。
把近期任務的相關下一步行動集中到Remember The Milk：Remember The Milk是我主要的下一步行動管理工具，可以方便地標出各個行動的場合以及執行期限，這麼一來每週排程時就可以優先排入大事（重要任務的行動），也可以透過場合清單批次處理小事。
在八頁小書裡新增任務頁面：這次在課程中拿到的八頁小書，封面是三隻紋香蛙（代表當天的三個最重要下一步行動），場合清單頁面是紋香蝌蚪（代表較瑣碎的下一步行動），另外還有近期任務頁面，用的則是大力蛙圖示；用紋香蝌蚪→紋香蛙→大力蛙的進化過程，圖像化了行動與任務之間的關聯，真是有趣。我也把任務管理頁面的點子放到自己的八頁小書之中，這樣就能隨時查看當週的重要任務以及大小行動。

我在調整完時間管理工具之後，把它們和任務管理流程的關係總結成另一張心智圖（上圖）。原則上我還是利用隨身的八頁小書收集雜事，把其中的任務放到EverNote收件匣，再透過條列式方法規劃任務，用六個高度分類這些任務，之後把近期任務的相關下一步行動放到Remember The Milk和八頁小書，隨時提示自己該做哪些事情，最後在每週檢視以及半年檢視的時候審視之前的成果，從較高高度目標中決定接下來要進行的任務，捕捉到EverNote收件匣。

幸福行動家團隊

這次的時間研習進階班，同時也是幸福行動家的第一屆年會，會中聚集了來自四面八方、各式領域的人們。雖然大家各自擁有不同的專業、不同的目標，但是都希望透過時間管理，有效率地行動，踏實地前往自己理想中的幸福。這是個充滿積極歡樂力量的團隊，也是個不可思議的團隊，如同漩渦一樣，以永錫老師為中心，各屆的成員們慢慢被卷進其中，再發揮各自的能力，匯集成更大的力量，吸引更多的人群。Iris、Jenny、Smart大哥、Joseph、老K、蘋果核、Ada、Vista、阿信、Ariel、幫幫、小荏、張揚、阿雷固、菜荳、淑萍、智嵐、蔣大哥、詠智、俊昇、獻忠…，不論是初識或是再見面的朋友們，能夠有機會和大家交流，我真的覺得很開心。