Remember The Milk v.s. 我的GTD工作流程（2010-01）

Remember The Milk（以下簡稱RTM）一直是Mulberry很喜愛的線上待辦事項管理服務，從本部落格成立至今，我已經陸陸續續寫過好幾篇文章來介紹它了。不過隨著我的時間管理系統的發展，我對RTM的運用方式也多少有點改變，所以我想用這篇文章來分享一下，RTM在我的GTD工作流程裡所扮演的幾個角色，包括：（參看上圖中的黃色方塊）

收集：電腦／網路上的收件匣
組織：下一步行動清單與場合清單、任務清單、各種時限相關清單
排程：日排程的參考
檢視：下週排程的參考

P.S. 本文以下的擷圖裡，因為有使用A Bit Better RTM這個GreaseMonkey腳本，所以清單出現在待辦事項清單的左邊，和原本的RTM介面不盡相同，特此說明。對該腳本有興趣者，請參閱我之前的文章「GreaseMonkey腳本加持，Remember The Milk變身」。

收集－用Launchy和RTM script把雜事收集到收件匣

最近這陣子，Mulberry致力於養成使用八頁小書來排程和收集的習慣，外出的時候總隨身攜帶八頁小書當作收件匣。但是，當我人在電腦前面，臨時發現有什麼需要記下的雜事時，我還是會呼叫出Launchy這個小軟體，直接輸入這些事項，讓它們自己上傳到RTM的收件匣，藉以節省書寫的時間。

要在PC上直接透過Launchy把雜事收集到RTM裡頭，需要RTM script這個腳本的幫忙，詳細的設定方法請參閱我之前的文章「用Launchy收集雜事：Remember The Milk篇」。

此外，透過智能手機（iPhone、Blackberry…）以及一些常用網路服務（iGoogle、Gmail…）也都可以把雜事收集到RTM的收件匣，各位讀者可以自行選擇適合自己的方法。

組織－用RTM製作下一步行動清單與場合清單

RTM非常適合用來組織下一步行動，只要為這些行動標示出適當的場合標籤，並設定相對應的智慧清單的搜尋條件，就可以輕鬆製作出場合清單，讓我們可以依照所在的情境以及所持有的工具，決定當下應該執行的下一步行動。

不知道怎麼製作RTM智慧清單的讀者，請參閱我之前的文章「Remember The Milk：(2) 清單篇」。

我把自己常用到的場合清單，以及這些智慧清單相對應的搜尋條件整理成表格如下：

清單	搜尋條件
__NextAction（下一步行動清單）	tag:next
@Call（電話／簡訊清單）	tag:@call AND tag:next
@Date（當面溝通清單）	tag:@date AND tag:next
@DIY（自己動手作清單）	tag:@diy AND tag:next
@Downtown（外出辦事清單）	tag:@downtown AND tag:next
@PC（電腦／網路清單）	tag:@pc AND tag:next
@Thinking（深思考清單）	tag:@thinking AND tag:next

當然，各位讀者可以視自己的情況增加其他不同的場合清單，比如有大量收發電子郵件的人可以另設「@Email」清單、常常行動上網的人可以另設「@Net」清單…。

組織－用RTM製作任務清單與任務計畫清單

任務是只需要兩個以上的下一步行動的待辦事項。我也在RTM裡設置了任務清單，其中列出了我想要執行的、或是正在進行的任務與其子任務。再困難的任務，也都是由一個個下一步行動組成，所以製作出任務清單並定期檢視，思考並規劃自己可以執行的行動，也是很重要的。

我最近在嘗試用RTM管理近期任務的行動清單。一般來說，因為RTM本身的設計不太適合用來規劃任務，所以對於比較複雜的任務，我都是另外在EverNote裡頭列出詳細的計畫，包括其需要執行的下一步行動以及參考資料等等，然後再把其中的下一步行動輸入RTM。不過每次檢視任務進度都要打開兩個網頁有點麻煩，於是我利用關鍵字製作出各個近期任務的行動清單。

以上圖為例，我想要在部落格上寫一篇「RTM v.s. GTD工作流程」的文章（任務），因而需要採取「蒐集資料」、「擬定文章大綱並擷圖」、「撰寫文章」等多個下一步行動，透過設置搜尋條件為「Blog AND RTM」的智慧清單（圖中的「*Blog-RTM」），我就可以在這個清單裡檢視針對該任務目前還有哪些待執行的行動。

組織－用RTM製作時限相關清單

此外，我還設置了幾個時限相關的智慧清單，讓排程和檢視的時間管理流程更加流暢，同樣列出來給大家參考：

清單	搜尋條件
1 Day（當天的下一步行動清單）	due:today AND tag:next
7 Day（當週的下一步行動清單)	dueWithin:"7 days of today" AND tag:next
Completed < 1 Week（過去一週完成的事項清單）	completedWithin:"1 week of today"
Overdue（逾期未完成的事項清單）	dueBefore:today

排程－參考RTM上的各種清單規劃行程

做每日排程的時候，RTM對我來說是很重要的參考。首先，我會瀏覽一遍當天的下一步行動清單，決定其中的三隻青蛙（最重要的三個待辦事項），優先安排這三大行動的執行時間，並把三隻青蛙與排程都記錄到八頁小書上。接下來，我會把當天需要執行的其他下一步行動、以及幾個場合清單裡的內容（主要是「電話／簡訊」、「外出辦事」、「深思考」），也一起謄寫到八頁小書裡，並思考當天的行程裡有哪些時段可以用來批次處理這些事情。如此一來，八頁小書就成了當天最好的行動提示，提醒我當下應該執行什麼行動比較適合。

檢視－參考RTM上的各種清單完成檢視，準備排程

做每週檢視的時候，RTM上的各種清單同樣能派上用場。透過檢視任務清單，可以決定下星期的三大任務，並找出可能需要執行的事項；然後把下一步行動清單全部看過一遍，找出下星期需要完成與想要完成的行動；最後再把這些行動納入下週的行程表。做好每週檢視與排程，讓我們不至於漏掉必須完成的事情，也不至於只是處理瑣事而忽略了重要的目標。