星期二, 1月 05, 2010

Remember The Milk v.s. 我的GTD工作流程(2010-01)

My GTD: Remember The Milk (Jan 2010)

Remember The Milk(以下簡稱RTM)一直是Mulberry很喜愛的線上待辦事項管理服務,從本部落格成立至今,我已經陸陸續續寫過好幾篇文章來介紹它了。不過隨著我的時間管理系統的發展,我對RTM的運用方式也多少有點改變,所以我想用這篇文章來分享一下,RTM在我的GTD工作流程裡所扮演的幾個角色,包括:(參看上圖中的黃色方塊)

  • 收集:電腦/網路上的收件匣
  • 組織:下一步行動清單與場合清單、任務清單、各種時限相關清單
  • 排程:日排程的參考
  • 檢視:下週排程的參考

P.S. 本文以下的擷圖裡,因為有使用A Bit Better RTM這個GreaseMonkey腳本,所以清單出現在待辦事項清單的左邊,和原本的RTM介面不盡相同,特此說明。對該腳本有興趣者,請參閱我之前的文章「GreaseMonkey腳本加持,Remember The Milk變身」。


收集-用Launchy和RTM script把雜事收集到收件匣

最近這陣子,Mulberry致力於養成使用八頁小書來排程和收集的習慣,外出的時候總隨身攜帶八頁小書當作收件匣。但是,當我人在電腦前面,臨時發現有什麼需要記下的雜事時,我還是會呼叫出Launchy這個小軟體,直接輸入這些事項,讓它們自己上傳到RTM的收件匣,藉以節省書寫的時間。

要在PC上直接透過Launchy把雜事收集到RTM裡頭,需要RTM script這個腳本的幫忙,詳細的設定方法請參閱我之前的文章「用Launchy收集雜事:Remember The Milk篇 」。

此外,透過智能手機(iPhone、Blackberry…)以及一些常用網路服務(iGoogle、Gmail…)也都可以把雜事收集到RTM的收件匣,各位讀者可以自行選擇適合自己的方法。


組織-用RTM製作下一步行動清單與場合清單

RTM_NextAction

RTM非常適合用來組織下一步行動,只要為這些行動標示出適當的場合標籤,並設定相對應的智慧清單的搜尋條件,就可以輕鬆製作出場合清單,讓我們可以依照所在的情境以及所持有的工具,決定當下應該執行的下一步行動。

不知道怎麼製作RTM智慧清單的讀者,請參閱我之前的文章「Remember The Milk:(2) 清單篇」。


RTM_Context

我把自己常用到的場合清單,以及這些智慧清單相對應的搜尋條件整理成表格如下:

清單 搜尋條件
__NextAction(下一步行動清單) tag:next
@Call(電話/簡訊清單) tag:@call AND tag:next
@Date(當面溝通清單) tag:@date AND tag:next
@DIY(自己動手作清單) tag:@diy AND tag:next
@Downtown(外出辦事清單) tag:@downtown AND tag:next
@PC(電腦/網路清單) tag:@pc AND tag:next
@Thinking(深思考清單) tag:@thinking AND tag:next

當然,各位讀者可以視自己的情況增加其他不同的場合清單,比如有大量收發電子郵件的人可以另設「@Email」清單、常常行動上網的人可以另設「@Net」清單…。


組織-用RTM製作任務清單與任務計畫清單

RTM_Project

任務是只需要兩個以上的下一步行動的待辦事項。我也在RTM裡設置了任務清單,其中列出了我想要執行的、或是正在進行的任務與其子任務。再困難的任務,也都是由一個個下一步行動組成,所以製作出任務清單並定期檢視,思考並規劃自己可以執行的行動,也是很重要的。


RTM_Project Plan

我最近在嘗試用RTM管理近期任務的行動清單。一般來說,因為RTM本身的設計不太適合用來規劃任務,所以對於比較複雜的任務,我都是另外在EverNote裡頭列出詳細的計畫,包括其需要執行的下一步行動以及參考資料等等,然後再把其中的下一步行動輸入RTM。不過每次檢視任務進度都要打開兩個網頁有點麻煩,於是我利用關鍵字製作出各個近期任務的行動清單。


以上圖為例,我想要在部落格上寫一篇「RTM v.s. GTD工作流程」的文章(任務),因而需要採取「蒐集資料」、「擬定文章大綱並擷圖」、「撰寫文章」等多個下一步行動,透過設置搜尋條件為「Blog AND RTM」 的智慧清單(圖中的「*Blog-RTM」),我就可以在這個清單裡檢視針對該任務目前還有哪些待執行的行動。


組織-用RTM製作時限相關清單

RTM_Today

此外,我還設置了幾個時限相關的智慧清單,讓排程和檢視的時間管理流程更加流暢,同樣列出來給大家參考:

清單 搜尋條件
1 Day(當天的下一步行動清單) due:today AND tag:next
7 Day(當週的下一步行動清單) dueWithin:"7 days of today" AND tag:next
Completed < 1 Week(過去一週完成的事項清單) completedWithin:"1 week of today"
Overdue(逾期未完成的事項清單) dueBefore:today

排程-參考RTM上的各種清單規劃行程

做每日排程的時候,RTM對我來說是很重要的參考。首先,我會瀏覽一遍當天的下一步行動清單,決定其中的三隻青蛙(最重要的三個待辦事項),優先安排這三大行動的執行時間,並把三隻青蛙與排程都記錄到八頁小書上。接下來,我會把當天需要執行的其他下一步行動、以及幾個場合清單裡的內容(主要是「電話/簡訊」、「外出辦事」、「深思考」),也一起謄寫到八頁小書裡,並思考當天的行程裡有哪些時段可以用來批次處理這些事情。如此一來,八頁小書就成了當天最好的行動提示,提醒我當下應該執行什麼行動比較適合。


檢視-參考RTM上的各種清單完成檢視,準備排程

做每週檢視的時候,RTM上的各種清單同樣能派上用場。透過檢視任務清單,可以決定下星期的三大任務,並找出可能需要執行的事項;然後把下一步行動清單全部看過一遍,找出下星期需要完成與想要完成的行動;最後再把這些行動納入下週的行程表。做好每週檢視與排程,讓我們不至於漏掉必須完成的事情,也不至於只是處理瑣事而忽略了重要的目標。


結語

Remember The Milk對我來說,已經是不可或缺的GTD工具之一了,所以先用上面的文章總結一下自己目前的RTM使用方式,提供給其他RTM的愛用者一點參考。2010年才剛開始,祝福大家都能順利做好時間管理,更有效率地工作與學習,更愉快地生活。

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