星期五, 12月 25, 2009

第八屆幸福行動家時間管理研習會會後心得

20091219 幸福行動家時間管理研習會

2009年12月19日,Mulberry參加了之前一直很想參加的幸福行動家時間管理研習會。這個研習會是由張永錫老師主講,多位學員們在此齊聚一堂,一起學習、互相交流時間管理的心得,並分享彼此的目標和夢想。我以前就是永錫老師部落格(twhsi的BLOG)的忠實讀者,從中學到許多時間管理的觀念和技巧,此外,在我自己的部落格和噗浪裡頭也有多位幸福行動家的朋友,所以這次可以參與研習會,對我來說,不但是一趟學習之旅,同時也是認識時間管理同好的愉快聚會。


畫更小的圓

永錫老師在這次的研習會裡,講了一個我很喜歡的概念-「畫更小的圓」。用太極拳比喻的話,每個時間管理流程各是一個太極拳的招式,而每一招之中都有地方讓我們可以畫更小的圓,如果我們能把這些小圓畫好,那麼我們的拳招舊能圓轉如意,不論遇到什麼樣的攻勢,都可以輕鬆化解。同樣的,如果我們專注練習每個時間管理流程裡的基本功夫,以後即使遇到複雜的任務,還是能運用基本功來一一處理,做到化繁為簡、以簡馭繁。


我自己並不會打太極拳,但是寫到這裡倒是聯想到金庸小說裡趙半山教導胡斐太極拳時說的幾句話:『我以環形之力,推得敵人進我無形圈內,那時欲其左則左,欲其右則右。然後以四兩微力,撥動敵方千斤。務須以我豎力,擊敵橫側。太極拳勝負之數,在於找對發點,擊準落點。』如果時間管理的基本功可以練到這種程度,要達到「Mind like water」的最終境界也就指日可待了吧。


時間管理的六個流程與其小圓

既然練好基本功如此重要,接下來就來看看時間管理的六大流程裡,有哪些需要畫好的小圓吧:

  1. 收集
    • 把雜事放到頭腦以外的收件匣:腦海裡一浮現雜事,就把它們記錄到固定的收件匣;收件匣可以是紙筆,也可以是手機、PDA、錄音筆等科技產品,端看個人需要與習慣。
  2. 加工
    • 利用加工公式澄清雜事:把雜事動詞化,並加上溝通的對象與事件的描述。
      • 加工公式:"主詞 + 動詞 + 受詞(人) + 受詞(事)"
      • 主詞:要採取行動的人,通常是自己,也可能是需要等待他人完成
      • 動詞:包括自己動手做、當面溝通、打電話、思考規劃、運用電腦/網路
      • 受詞(人):要溝通的對象
      • 受詞(事):事件的內容描述
      • (加工公式的詳細內容, 請參考永錫老師的「加工雜事的文法公式」這篇文章)
  3. 組織
    • 運用場合清單批次處理下一步行動:上述的加工公式裡提到的動詞,其實就是不同的場合,盡量把同一場合清單的行動集中在一起處理,可以節省時間。
    • 任務要由下而上、由上而下思考:在GTD裡有所謂的六個高度的檢視,由下到上分別是「下一步行動」→「任務」→「角色、責任」→「半年檢視」→「五年計畫」→「火焰夢想」;一般簡單的任務只要直線思考(由下而上)就可以處理好,但是比較複雜的任務,就得綜合思考(由上而下),全盤考量。
  4. 排程
    • 找出每天的三隻青蛙:在前一天晚上或是當天早上,先決定好當天最重要的三個下一步行動,納入當日排程,盡早完成。
  5. 行動
    • 用無敵星星把青蛙變小:無敵星星是一個幫助我們行動的小技巧:在紙上寫下三個待辦事項(一件大事+兩件小事),以倒數計時器作為輔助,定時切換要行動的事項;運用無敵星星這個技巧,做好專注解決困難事項前的暖身動作,在行動事項切換之際,漸次處理好事情,一口一口吃掉手上的青蛙(無敵星星的詳細做法,請參考永錫老師的「每天起床吃掉青蛙 (3)星星加持,吃下青蛙」這篇文章)。
  6. 檢視
    • 每天寫成功日記:每天列舉出當日完成的五件事,即使是小事也沒關係,累積多件成功的小事,讓自己用更正面的態度面對生活。
    • 每週做每週檢視:每週檢視手上待處理的下一步行動、任務,與更高高度的目標,修正行動的方向,朝真正的夢想前進。

我目前的GTD工作流程與工具

My GTD (Dec 2009)

研習會之後,我對自己的GTD工作流程,做了一部分修改(參考上圖)。


這次最大的改變,在於我把八頁小書正式納入了我的GTD工具行列,藉以加強我的排程和收集這兩大流程。


先來說說八頁小書是什麼。將一張A4紙分成八等份,再折成一本小書的形狀,這就是八頁小書。不但可以隨身攜帶,小書的內容也可以自由決定,相當地方便。如果想用八頁小書增進工作效率的話,可以分頁記錄下當天的三隻青蛙、下一步行動、與場合清單。等到可以行動的時候,就拿出小書來,提醒自己目前有哪些可以執行的行動,並批次處理掉。此外,在八頁小書裡規劃出收集雜事的空白頁,只要雜事一出現,就可以趕快寫下來,之後再找時間把這些雜事一一加工。(八頁小書的詳細製作方法請參考永錫老師的「超級好用的八頁小書製作(同時在電腦、雲端、iPhone、紙面使用) 」這篇文章)


原則上,我還是會繼續使用我愛用的幾個工具,用Remember The Milk來記錄我的下一步行動清單和場合清單,用Google Calendar來記錄我的行事曆,並規劃每日與每週排程,用EverNote來記錄任務清單與其計畫,並分類收藏各種參考資料。但是這些工具有一個共通的缺點,就是要有電腦、或是能上網的時候才能運用。在家裡還沒問題,不過我目前沒有如iPhone的智能手機,所以出門的時候就比較傷腦筋了,所以我之前一直想找個好用的紙本工具,作為出門時的行動提示以及收件匣,相信八頁小書應該是一個不錯的解決方案。


另外,我還在我的GTD工作流程裡標示出幾個我最想加強的基本功(上圖的紅色方塊),包括:

  • 用八頁小書做好每天的行動排程與收集
  • 用加工公式澄清雜事
  • 用無敵星星把青蛙變小

之後我想運用每月一習慣的方法,每個月專注練習畫好一個小圓,讓自己的時間管理功夫更加確實。


時間管理同好的交流

在這次的研習會裡,我還認識了許多時間管理的同好,這是是另一個很棒的收穫。慕名已久的永錫老師,在部落格和噗浪上認識的秀鳳姐、了寶爹、Iris、Ariel、stan zhang…,同組的周國隆老師、余大哥、熙如姐、巧玲、于淵,還有其他的學員與學長姐們,大家雖然來自不同的城市、不同的行業,但是都想要學好時間管理,增加工作效率,兼顧個人與家庭生活,完成自己的目標。一個人追尋夢想的路是很辛苦的,可以遇到能夠彼此鼓勵、一起學習成長的朋友,感覺真的很好。就像老歌「有夢有朋友」的歌詞:『明天的天空,因為有夢有朋友,心靈的翅膀才能飛得久。』


下面的影片是由stan zhang製作的第八屆幸福行動家時間研習會的花絮,裡頭收錄了幸福行動家們認真學習、愉快交流的身影,分享給各位讀者一起欣賞:


結語

在這次的時間研習會會後的餐聚中,我在自我介紹的三個標籤中,填入了我很喜歡的兩個字-「分享」。秉持著「好東西要和好朋友分享」的觀念,我在這個部落格裡持續介紹了自己經歷過的、學習到的、或是真心喜愛的各種好東西。幸福行動家時間研習會這麼棒的聚會,當然也要好好推薦給各位讀者囉。


最後,2009年已經接近尾聲了,Mulberry在這裡祝福大家,在新的一年裡,能夠為了自己的目標和夢想不斷行動,堅持自己走路,找到屬於自己的幸福。

Hello, 我是本文作者Mulberry

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8 意見:

  1. Appleseed 提到...

    好棒的心得分享!
    期待有機會也能在研習會上遇到妳唷^^

  2. Mulberry 提到...

    To Appleseed:
    嗯,我也很期待可以和你以及其他幸福行動家們多多見面交流喲。

  3. 群創設計工程。非官方網站 提到...

    我跟蘋果核有同樣的期待喔!

  4. 東東 提到...

    跟蘋果核有同樣的期待(笑)!

  5. Mulberry 提到...

    我會盡量常去參加研習會的,期待和大家見面哦 ^_^

  6. shanejovi 提到...

    好棒的分享!真的好棒!
    2/27的研習會到現在我都還在沈澱呢~

  7. Mulberry 提到...

    To shanejovi:

    2/27進階班課程比較難,我目前也還在研究中,預計接下來一兩個星期內才會寫出心得吧。

  8. Echo 提到...

    超棒優質網站!!!!無論是美感或是內容都很棒!!!

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