我的GTD流程與工具（2010-08）

去年五月的時候，Mulberry曾經在部落格裡發表過自己當時的時間管理系統（詳見「我的GTD流程與工具（2009-05）」）。在那之後，我參加過幾次張永錫老師的幸福行動家時間管理研討會（←物超所值的課程，9/18在高雄剛好有一場，建議想改善生活效率的人參加，有興趣者請至課程介紹網頁），了解了更多這方面的知識和應用方式。此外，我又在今年四月購買了iPhone，嘗試了多種時間管理相關Apps。我把更新的GTD工作流程和工具系統繪製成新的心智圖（參見上圖），並標示出各個工具的場合圖示（電腦、手機、網路、紙筆），以下先用這篇文章和各位讀者分享我的努力成果。

GTD六大工作流程

Mulberry目前仍然把自己的時間管理系統，放在GTD的六大工作流程之下：

收集：
- 為了隨時隨地收集雜事，我現在是使用iPhone上的GetIdeaz，這個工具提供了類似紙本筆記的介面和功能，讓我可以隨手塗塗寫寫記下雜事，想要保留的塗鴉還可以直接寄送到自己的信箱或EverNote，以便進一步的歸檔管理。此外，如果臨時要畫九宮格或心智圖輔助思考，我也會利用八頁小書的空白頁面，作為補充用筆記。
加工：
- 收集來的雜事，首先要判斷是否可行。可行的事項，我會利用加工公式找出下一步行動；更複雜的任務，則是利用條列規劃、九宮格、或心智圖等方法，分析出該任務所需的子任務和下一步行動。
組織：
- 在「組織」這個流程裡，有兩個很重要的環節，一個是下一步行動，另一個則是任務。我之前就已經使用Remember The Milk在管理下一步行動，從而分類出場合清單以便批次處理事情；也會使用EverNote管理短期任務以及長期目標。這兩大工具在iPhone上都有對應的Apps，分別是RTM和Egretlist，讓我不論什麼時候都能快速呼叫出重要清單作為行動提示。
排程：
- Google Calendar的大介面，很適合用來作長期排程（每週、每月），規劃重要任務的執行時間；而iPhone裡的行事曆App可以和Google Calendar雙向同步，讓我的排程更加順暢。至於短期排程（每天），八頁小書是很棒的幫手，每天的重要行動、近期的重點任務和場合清單，都被濃縮在小小的一張A4紙裡，檢視起來相當方便。
行動：
- 為了讓行動更有效率，倒數計時器工作法如無敵星星或番茄鐘工作法，是很值得一試的方法。這樣的工作法，主要是透過事前規劃和期限效應，幫助我們專注於眼前的事情，完成重要的下一步行動。目前我最喜歡的倒數計時器，是iPhone的時間App，讓我在任何地點都能倒數計時，更快也更也效地投入工作。
檢視：

「檢視」這個流程的主要目的在於溫故而知新。溫故的部分，由於我有在寫晨間日記，所以可以很快地檢討完過去做過的事。知新的部分，我在EverNote裡設置了不同高度的任務和目標，每週檢視並更新計畫內容，從中找到目前最該執行的行動，並納入排程。

iPhone，具體而微的隨身GTD工具系統

從上面的心智圖和文字敘述裡，不難看出，新購買的iPhone，讓我的GTD系統發生相當大的變化。在沒有iPhone之前，我原本愛用的幾個時間管理工具如Remember The Milk、EverNote、Google Calendar，都必須透過電腦的瀏覽器進行相關操作；有了iPhone之後，我不但可以透過對應的Apps隨時檢視自己的任務、下一步行動、與行程表，調整的結果也會即時同步回網路服務。除此之外，iPhone上的GetIdeaz成了我的隨身收件匣，時間App則成了我新近偏愛的行動鬧鐘。對我來說，iPhone現在是我的隨身GTD系統，只要攜帶著iPhone，我就能夠大致做好GTD的各個工作流程。

加強任務管理和目標管理，更務實地規劃未來

今年二月參加了幸福行動家時間管理研習會進階班之後，我就開始著手加強我的任務管理和目標管理，希望自己在處理生活大小事之餘，也能確實地採取行動，達成心中的夢想。在GTD裡有所謂的六個高度，依序為火焰目標→五年目標→年度目標→角色責任→近期任務（本月任務和本週任務）→下一步行動。這當中除了最基層的下一步行動之外，所有的任務和目標都被我放到EverNote加以管理。只要由上而下檢視過一遍，便能找出需要採取行動的重要任務。對於每個任務，我會詳細列出期望、人時地物等關鍵資訊、以及相關的子任務與下一步行動，以利後續的進度規劃和排程。