星期六, 5月 23, 2009

我的GTD流程與工具(2009-05)

My GTD.png
Mulberry前一陣子在試用XMind這套心智圖軟體,也趁機重新審視一下自己目前的GTD流程與相關工具,並繪製出新的心智圖(如上圖)。



6個GTD流程

參考David Allen的新GTD系統以及網路上許多GTD同好的文章,我目前的GTD有六個重要的流程,分別敘述如下:
  1. 收集(Collecting)→清理雜事(Cleaning)
    • 把隨時隨地出現在生活裡的各種雜事,就是所謂的「收集」,收集的目的是要把這些雜事清理出我們的腦袋,讓我們可以更專注於重要的事情;為了達到這個目的,我們需要一個方便攜帶、方便記錄種種雜事的容器,這就是就是所謂的「收件匣」。
    • 我有兩個收件匣:其中一個是一本小手帳,外出時我都會把它放到皮夾隨身攜帶,以便隨時寫下雜事;而當我身處在電腦前,我則會使用Launchy快速把雜事記錄到Remember The Milk的收件匣。

  2. 加工(Processing)→闡明雜事的性質(Clarifying)
    • 對於收集回來的雜事,我們需要進一步「加工」,也就是弄清楚雜事的性質,包括其結果圖像下一步行動
      • 如果是可以行動的事項,兩分鐘內可被完成的事項就直接去做,超過兩分鐘才能完成的事項要被歸類到「下一步行動清單」和「行事曆」,授權給他人的事項要被歸類到「待追蹤清單」,而需要多個下一步行動才能完成的事情則應該被歸類到「任務清單」,並且把針對該「任務的計畫」記錄下來。
      • 如果是暫時無法採取行動的事項,可以歸類到「將來/也許清單」或是刪除到「垃圾桶」。而其餘無法採取行動的重要資料,則可被歸類到「參考資料」。

    • 在弄清楚雜事的性質時,我習慣使用九宮格思考圖或是心智圖來幫忙釐清思緒,尤其是後者,藉由FreeMind和XMind這類容易操作的心智圖軟體,不但可以澄清自己的想法,也可以把思考的結果存成檔案,以便事後檢討。

  3. 組織(Organizing)
    • 把雜事加工以後,會出現多個行動與任務,我們需要把這種種行動與任務有系統地「組織」起來。在這個步驟中,有幾個重要的清單:
      • 下一步行動清單:有了完整的下一步行動清單,才能把這些行動依照「場合」分類,再進行批次處理
      • 行事曆:行事曆裡所放置的是有明確的執行時間點的行動,基本上這一類的行動也是必須被執行的事項。
      • 任務清單:任務是由兩個以上的下一步行動組成,有了任務清單才能控管各個任務的進度,不至於迷失在眾多下一步行動之中。除了近期的任務之外,我的任務清單裡也放置了我的生命角色、年度計畫、五年計畫、與人生目標。
      • 任務的計畫:針對單一任務的種種計畫,包括需要的下一步行動與相關資料,也要有專門收納的工具,方便日後的排程與檢視。
      • 待追蹤清單:授權給他人的事項,也需要追蹤,列出需要追蹤的事項清單會比較方便。

    • 我使用三種工具來做好組織這個流程:Remember The Milk裡頭放著我的下一步行動清單、各種場合清單、待追蹤清單、與任務清單;Google Calendar是行事曆;而比較複雜的任務的計畫,連同規劃任務時的心智圖,則一起被放到EverNote

  4. 排程
    • 每日排程:參考下一步行動清單與行事曆,把當天需要完成的或想要完成的下一步行動規劃到當日行程裡。
    • 每週排程:參考任務清單與下一步行動清單,列出當週需要完成的或想要完成的任務進度以及其下一步行動,再把這些下一步行動規劃到當週行程裡。
    • 我習慣使用Google Calendar作為排程工具,除了行事曆的事項之外,也會放置當天與當週最重要的事項(most important tasks, MITs)。
    • 排程之後,我會使用Rainlendar在電腦桌面顯示當天應該執行的下一步行動清單與行事曆事項,時時提醒自己盡快完成該做的事情(做法可參考「Rainlendar:在電腦桌面顯示Google Calendar與Remember The Milk」)。

  5. 行動(Doing)→行動(Engaging)
    • 行動不只是照表操課而已,要考慮場合、時間、精力、輕重緩急等因素,要兼顧長期與短期的想法,使得我們的行動能夠有最好的效果。
    • 在行動這個步驟,我會使用Timer作為鬧鈴來提醒自己各個行動的時限。此外,我也會使用時區清單來輔助MITs的執行。

  6. 檢視(Reviewing)→反饋(Reflecting)
    • 檢視」是指回顧之前各個行動與任務的執行結果,以此為基礎,思考接下來要做的事情;回顧之前的所作所為而得到的訊息,成為了規劃未來的重要資料,所以新的GTD理論把這個步驟稱之為「反饋」。
    • 晨間日記的時候,我會針對過去一天做過的事情加以檢討,並寫下接下來一天想完成的事情;這就是我的「每日檢視」。
    • 進行「每週檢視」時,我會先閱讀過去一週的晨間日記,看看自己做了哪些事情,然後在檢討放在Remember The MilkEverNote裡的下一步行動與任務,決定接下來一週要做的事情,再安排到Google Calendar裡頭。


9個GTD概念工具

在GTD流程裡,有9個很重要的GTD概念工具–「收件匣」、「下一步行動清單」、「行事曆」、「待追蹤清單」、「任務清單」、「任務的計畫」、「將來/也許清單」、「參考資料」、「垃圾桶」。每個人都可以有自己慣用的GTD工具,但是它們的功能都離不開這幾個概念工具的範疇。
My GTD Workflow (on GTD Desktop).jpg
至於我目前使用的GTD工具,我在之前翻譯的GTD桌布上放置了我目前的GTD工具圖示(如上圖),讓其中的脈絡更為清楚:
  • 收件匣:我目前有兩個用來記錄雜事的收件匣,分別是外出用的紙筆與電腦前使用的Remember The Milk的收件匣清單。
  • 下一步行動清單:我所有的下一步行動都放在Remember The Milk,還依據不同的場合設置了不同的場合清單。
  • 行事曆:有明確時限的事項則是放在Google Calendar;此外,每天與每週的MITs也是放在Google Calendar裡頭。
  • 待追蹤清單:我也在Remember The Milk裡設置了待追蹤清單,其中列出授權給他人的事情。
  • 任務清單:我把所有的任務列成清單放在Remember The Milk,每週檢視一次有沒有可以執行的部分。
  • 任務的計畫:針對各個任務的計畫則被我放到EverNote,配合心智圖,思考任務的執行進度與接下來要進行的下一步行動。
  • 將來/也許清單:暫時無法採取行動、但是也不願直接刪除的事項,我把它們集中在EverNote裡。
  • 參考資料:我的重要檔案以及網摘都放在EverNote裡,配合筆記本與標籤的分類組織這些資料,讓我可以很快調閱出想要的資料。
  • 垃圾桶:這個部分我目前沒有特別設置什麼工具。
從上面的敘述可以看出來,我目前慣用的GTD工具有三個–Remember The Milk、EverNote、Google Calendar,這三個工具都擁有網路端、電腦軟體端、手機端,所以我可以隨時隨地觀看自己的GTD系統,相當方便。


參考資料

以下列出這篇文章所用到的重要參考資料,同時也是我大力推薦閱讀的GTD文章:

結語

找到適合自己的GTD流程與工具,是學習時間管理很重要的一環,這個部分我目前也還在學習中,各位喜歡GTD的讀者們,我們一起努力吧!

Hello, 我是本文作者Mulberry

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6 意見:

  1. 笑哈哈 提到...

    板大的文章真的非常有內容又很容易讓人看得懂,
    非常敬佩您在文字上的功力。
    在這裡學到不少東西,真的很感謝您的分享。

    在拜讀您的文章後,
    有個小疑問想請教您,
    就是板大在用RTM記東西時,
    想必會使用 "場合清單" 將Next action標上場合,
    也符合GTD精神,
    但是當板大將RTM的actions 抓到 Rainlendar時,
    所有的場合標記都會被放到 Rainlendar的附註欄位,
    這樣一來,您就無法像在RTM中用filter來依場合分類actions了,場合標籤也失去他的用意,
    不知道板大如何克服這個問題呢?

  2. Mulberry 提到...

    To 笑哈哈:

    謝謝你的讚美。

    關於你的問題,我想分兩部分回答:

    首先,基本上我下載到Rainlendar的ics檔案通常只有當天的下一步行動清單,而我在下載之前會先考慮當日排程,也就是當天什麼時段會身處於什麼場合,然後應該執行哪些下一步行動。所以對我來說,其實不太需要在Rainlendar軟體端用到場合清單。

    再來,如果你還是想在Rainlendar實現場合清單的概念,我建議你可以這麼做:
    1. 先在RTM上建立不同的場合清單,如@call電話清單(標籤:@call, next)、@pc電腦清單(標籤:@pc, next)…
    2. 下載各個場合清單的ics檔案,並一一按分類命名,如call.ics、pc.ics…
    3. 在Rainlendar新增不同的行事曆,用來讀取不同的ics檔案,如@call行事曆專門用來讀取call.ics
    4. 因為Rainlendar有提供要顯示哪些行事曆的選擇功能(在右鍵選單的Calendar選項裡),當你想要讀取特定場合清單,只要指定相對應的行事曆就可以囉

    希望上述回答能幫上你的忙。

  3. gonow 提到...

    請問一下您目前是使用哪一款手機來同步這一些資訊的呢?似乎只能在windows和android介面中選一種來使用是嗎?

  4. Mulberry 提到...

    To gonow:
    其實我目前主要還是網路端和電腦端使用這幾個工具,手機端的部分,預計之後應該會購買iPhone來查看和收集自己的待辦事項(已經從朋友處看過iPhone端的RTM和EverNote,還不錯用),至於其他智能手機如Android我就不太了解了。

  5. 匿名 提到...

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