星期四, 8月 12, 2010

3-2-1 Action:倒數計時器的效率工作魔法

倒數計時器?

難道是我們泡泡麵的時候用來計時三分鐘的那種小時鐘嗎?

這種廚房用品對於我們的工作真的有幫助嗎?


是的,以上的問題的答案都是肯定的。倒數計時器的的確確是提高工作效率的超實用道具。應該這麼說,對於有心學習時間管理的人來說,倒數計時器是一種不可或缺的必備工具。


善用倒數計時器,可以讓我們更精確地掌握剩餘的工作時間,藉由期限效應加速身體和腦袋的運作以便盡快完成工作,並適時提醒自己保留一定的休息時間不要衝過頭。


以下Mulberry將為各位讀者介紹幾種和倒數計時器相關的工作法,大家也一塊來了解倒數計時器的魔力吧。


工作時間/休息時間的區別

做好時間管理的其中一個重點,就是清楚地區分工作時間和休息時間,這麼一來,才能更加專注於眼前的事務,工作的時候努力打拚,休息的時間盡量放鬆。底下介紹的45/15法則和The Pomodoro Technique便是如此:在固定的時間單位裡事先劃分出工作和休息的時段,配合倒數計時器的提醒,讓我們可以維持一定的節奏處理事情。如果習慣多加運用這樣的原則,就能確保一天內大部分的時間都被用在比較重要的任務上之餘,還能擁有足夠的休息時間。


→45/15法則

45/15法則指的是,把一個小時分成45分鐘和15分鐘:前面的45分鐘專門用來處理重要任務,特別是那些需要全神貫注的事情(如準備報告、寫文章…);後面的15分鐘則可以用來休息,或是趁機批次解決瑣事(如打電話、收發信件…)。


→The Pomodoro Technique(番茄鐘工作法)

The Pomodoro Technique和45/15法則有點類似:前25分鐘專心工作,後5分鐘徹底休息,每30分鐘為一回合,該回合結束後記錄下剛才做的事情,就這樣反覆進行四個回合後再進行總檢視。因為它把時區切的比較小段,所以我們不想工作的心理阻力相對也比較弱,可以盡快進入工作狀態。


工作時區的規劃與加溫

有時候難免會提不起勁做事,尤其遇到越複雜越困難的任務,越容易發生這種情形。遇到這種時刻,可以試著把眼前的工作劃分成更小的動作,再利用倒數計時器每5-15分鐘提醒一次,每次進行一個動作。這樣做的時候,因為事情的難度和壓力變小,我們會比較願意動手,而一旦開始動手,工作的幹勁也會慢慢湧現;另一方面,由於在行動前有事先規劃,我們比較會優先處理任務的重點部份,而且整個進行的流程也會比較順暢。


→時區清單

時區清單,是我們在某一段時間內必須完成的待辦事項的列表。由於已經先限制了執行時間(不要太長,建議最好在30-90分鐘內)以及待執行事項(不要太多,建議只要3-5項),所以會迫使我們更加專注去完成清單上的項目。


→無敵星星技巧

無敵星星技巧像是時區清單的進階版,特別適合用在沒有意願處理困難任務的時候:先列出三個待辦事項(一件大事+兩件小事),再以倒數計時器作為輔助,定時切換要行動的事項;利用處理小事的時間幫忙暖身,等到上手之後再漸次延長處理大事的時間,一步步克服困難任務


SWEET-掌握時間的甜蜜點

SWEET,"Stop Working on Everything Else Time"的簡稱,指的是「停止手邊的工作,去做下一件事情的確實時間」。透過事前評估好做每件事的SWEET時間,我們做起事來會更加從容,不必東趕西趕擔心遲到。


舉例來說,我現在正在寫一份報告,下午三點時我必須參加一個重要會議,而我結束手邊的報告大約需要10分鐘,從目前的辦公室趕到會場的時間為10分鐘,因此我去參加會議這件事的SWEET時間就是2:40pm,在開始做報告之前,我只要先設定倒數計時器提醒自己2:40pm要開始為報告做結尾,便可以輕鬆地準時抵達會場了。


倒數計時器工作法經驗分享

上述幾種和倒數計時器相關的工作法,Mulberry都嘗試過,基本上效果都還不錯,所以我會視狀況交錯著使用這些方法。一般來說,我會先評估好到下一個事件的SWEET時間根據時間長短選擇使用45/15法則或The Pomodoro Technique,有時候會加入時區清單,針對工作時區做更細緻的規劃;如果遇到沒有工作意願的瓶頸狀態,則會使用無敵星星技巧催化工作的進行


倒數計時器大觀園

看了以上對於倒數計時器工作法的介紹,各位讀者是否也心動了呢?常言說得好:「工欲善其事,必先利其器」,以下就來看看有哪些倒數計時器可用吧。事實上,倒數計時器的種類非常繁多,包括:

  • 實體的倒數計時器:很多文具店或賣場都有販賣,價格不貴,很容易就能找到操作與攜帶方便、外觀又可愛的倒數計時器。
  • 手機裡的倒數計時器:大多數手機裡都有內建倒數計時的功能,比如iPhone裡的「時間」App,便是兼顧倒數計時器和鬧鐘兩種功能的實用工具。
  • 電腦端的倒數計時軟體:在Windows作業系統下,有許多種倒數計時軟體,其中我個人比較推薦的是Timer(這是個可以透過命令列快速啟動的定時器,有興趣的人請參考我之前的文章「Timer:方便的桌面小鬧鐘」)。至於其他作業系統如Mac或Linux底下的倒數計時軟體,可能就得請大家自己上網搜尋看看哪款比較好用囉。
  • 網頁版的倒數計時工具:如果一時找不到稱手的倒數計時軟體,E.gg Timer這個線上工具也是不錯的選擇,只要你可以用瀏覽器上網,就可以在網址列快速啟動倒數計時器(用法可參考我的另一篇文章「E.gg Timer:方便啟動的線上倒數計時器」)。

結語

提升工作效率的不二法門,就是「事前規劃→立刻行動」。只要一個倒數計時器、一份紙筆,就可以提示我們按照事先的計畫不斷採取行動,真是再簡單方便不過了。各位讀者們,準備好你的倒數計時器了嗎?OK,那麼就3-2-1 Action!

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4 意見:

  1. Marooned_SMJ 提到...

    相当相当的不错!感谢你的分享!

  2. Mulberry 提到...

    To SMJ:

    不客氣。 ^_^

  3. 卡利歐 提到...

    讚~ 我想點讚…。簡單的整合了twhsi N篇文章的精華

  4. Mulberry 提到...

    To 卡利歐:

    我還沒有設立讚的按鈕,
    不過能看到你的讚美留言,也已經足夠開心了。
    謝謝。

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