Sandglaz－雲端的方格時間管理

前幾天Mulberry偶然從MakeUseOf的文章裡發現一個頗為有趣的雲端時間管理工具－Sandglaz，它提供了多種方格組合（從1×1到3×3），一個方格就是一份清單，使用者可以自行決定每個方格的屬性（比如「重要且緊急的行動」清單、「外出辦事」清單…），再把不同屬性的事項分類到不同的方格裡。基本上，Sandglaz是個很容易上手的工具，事項的添加、刪除、修改、移動…等等編輯流程，都被設計得相當順暢。而且Sandglaz針對iPhone和Android都有特別設計網頁，讓使用者能夠隨時透過手機檢閱自己建立的清單。不過，我覺得Sandglaz最有發展性的地方，在於每種方格組合都有機會衍生出許多應用方式。以下列出我比較喜歡的其中幾種Sandglaz應用：

Sandglaz：http://www.sandglaz.com/
相關文章：Two Dead Simple Productivity Webapps To Keep You Organized（MakeUseOf）

四象限－掌握玻璃球和橡皮球，從容面對生活大小事

「四象限法」，是一種廣為人知的時間管理方法，指的是根據重要性和緊急性將我們手邊的事情分成四大類型：

重要且緊急的事情（大玻璃球）
重要但較不緊急的事情（大橡皮球）
不重要但緊急的事情（小玻璃球）
不重要且不緊急的事情（小橡皮球）

處理好易碎的玻璃球固然重要，但是我們也該學習怎麼去刪除不必要的玻璃球，留下更多時間來玩好手邊的大橡皮球，以免橡皮球一拖再拖而變質成了玻璃球。根據四象限法列出一份詳細的清單，掌握手中每樣事情的必要性和迫切性，相信是個不錯的起步；如此一來，我們就能依據清單來排程，擬定時間去完成那些真正需要我們關切的事。Sandglaz預設的2×2方格組合，便是按照四象限法來分類生活大小事。

六場合－批次處理下一步行動，加速辦事效率

除了四象限法之外，時間管理裡另一種常用的分類方式則是「場合清單」－－先想清楚每個下一步行動的場合（執行地點、使用工具）列出清單，再在適當的場合裡批次處理掉相關事項；比如趁著使用電腦時一口氣調查需要的資料，或者趁著外出時依序處理在外面要辦的事情；善用場合清單來批次處理下一步行動，可以大大增加我們做事的效率。我自己最常使用的場合清單有六種，包括「自己動手做」、「電腦」、「手機」、「當面溝通」、「外出辦事」、「工作場所」，剛好可以分配到Sandglaz的3×2方格組合之中。

九宮格－圍繞中心主題發散思考，完善任務規劃

「九宮格思考法」，顧名思義，就是在九宮格的圖形裡進行思考；先在九宮格的中央寫下主題，然後在旁邊的八個格子隨意填入各種和主題相關的事項。常見的條列式筆記，是循規蹈矩的直線式思考；而九宮格則和心智圖相似，則是圍繞著中心主題自由聯想的視覺式思考，在這樣的思考過程中，往往會有更多創意出現。九宮格思考法的應用範圍十分廣泛，從每天的日記、每週的排程、甚至到生涯設計，從書本和網路上都能找到不少參考資料。拿我自己來說，我就很喜歡使用九宮格來輔助規劃中小型任務，包括部落格文章的草稿、簡報的大綱、旅行行程…等等。所以最初我看到Sandglaz的介紹之後，馬上就想到它的3×3方格組合，正是我尋覓已久的雲端九宮格任務規劃工具。上圖便是我利用Sandglaz和九宮格來規劃出國旅遊的打包清單，不到三分鐘就完成了，是不是很方便呢？