星期日, 5月 22, 2011

Sandglaz-雲端的方格時間管理

Sandglaz_Grid size

前幾天Mulberry偶然從MakeUseOf的文章裡發現一個頗為有趣的雲端時間管理工具-Sandglaz,它提供了多種方格組合(從1×1到3×3),一個方格就是一份清單,使用者可以自行決定每個方格的屬性(比如「重要且緊急的行動」清單、「外出辦事」清單…),再把不同屬性的事項分類到不同的方格裡。基本上,Sandglaz是個很容易上手的工具,事項的添加、刪除、修改、移動…等等編輯流程,都被設計得相當順暢。而且Sandglaz針對iPhone和Android都有特別設計網頁,讓使用者能夠隨時透過手機檢閱自己建立的清單。不過,我覺得Sandglaz最有發展性的地方,在於每種方格組合都有機會衍生出許多應用方式。以下列出我比較喜歡的其中幾種Sandglaz應用:


四象限-掌握玻璃球和橡皮球,從容面對生活大小事

Sandglaz_Time management matrix

四象限法」,是一種廣為人知的時間管理方法,指的是根據重要性和緊急性將我們手邊的事情分成四大類型

  1. 重要且緊急的事情(大玻璃球)
  2. 重要但較不緊急的事情(大橡皮球)
  3. 不重要但緊急的事情(小玻璃球)
  4. 不重要且不緊急的事情(小橡皮球)

處理好易碎的玻璃球固然重要,但是我們也該學習怎麼去刪除不必要的玻璃球,留下更多時間來玩好手邊的大橡皮球,以免橡皮球一拖再拖而變質成了玻璃球。根據四象限法列出一份詳細的清單,掌握手中每樣事情的必要性和迫切性,相信是個不錯的起步;如此一來,我們就能依據清單來排程,擬定時間去完成那些真正需要我們關切的事。Sandglaz預設的2×2方格組合,便是按照四象限法來分類生活大小事。


六場合-批次處理下一步行動,加速辦事效率

Sandglaz_Contexts

除了四象限法之外,時間管理裡另一種常用的分類方式則是「場合清單」--先想清楚每個下一步行動的場合(執行地點、使用工具)列出清單,再在適當的場合裡批次處理掉相關事項;比如趁著使用電腦時一口氣調查需要的資料,或者趁著外出時依序處理在外面要辦的事情;善用場合清單來批次處理下一步行動,可以大大增加我們做事的效率。我自己最常使用的場合清單有六種,包括「自己動手做」、「電腦」、「手機」、「當面溝通」、「外出辦事」、「工作場所」,剛好可以分配到Sandglaz的3×2方格組合之中。


九宮格-圍繞中心主題發散思考,完善任務規劃

Sandglaz_Mandala

九宮格思考法」,顧名思義,就是在九宮格的圖形裡進行思考;先在九宮格的中央寫下主題,然後在旁邊的八個格子隨意填入各種和主題相關的事項。常見的條列式筆記,是循規蹈矩的直線式思考;而九宮格則和心智圖相似,則是圍繞著中心主題自由聯想的視覺式思考,在這樣的思考過程中,往往會有更多創意出現。九宮格思考法的應用範圍十分廣泛,從每天的日記、每週的排程、甚至到生涯設計,從書本和網路上都能找到不少參考資料。拿我自己來說,我就很喜歡使用九宮格來輔助規劃中小型任務,包括部落格文章的草稿、簡報的大綱、旅行行程…等等。所以最初我看到Sandglaz的介紹之後,馬上就想到它的3×3方格組合,正是我尋覓已久的雲端九宮格任務規劃工具。上圖便是我利用Sandglaz和九宮格來規劃出國旅遊的打包清單,不到三分鐘就完成了,是不是很方便呢?


結語

Sandglaz是一款簡單而實用的雲端時間管理工具,它獨特的方格組合,不僅可以用來區別不同性質的清單,甚至可以有九宮格思考法等有趣的進階應用方式。大家不妨想想看,你會想使用怎樣的方格組合來列出自己的各種待辦事項呢?

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2 意見:

  1. 匿名 提到...

    谢谢楼主分享!!!

  2. Daisy ok 提到...

    非常厲害的分享!我也來試試看喔

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